System ERP – co to takiego?

Skrót ERP pochodzi z języka angielskiego i oznacza Enterprise Resource Planning. W spolszczeniu termin ten oznacza planowanie zasobów przedsiębiorstwa. System ERP jest więc oprogramowaniem, które służy do zarządzania przedsiębiorstwem. Oprogramowanie tego typu obsługuje procesy od spraw kadrowych aż po kwestie logistyczne, gromadzi i przetwarza dane dotyczące wszystkich obszarów działalności przedsiębiorstwa i usprawnia w ten sposób współpracę pomiędzy poszczególnymi działami. System ERP może zostać zaprogramowany zgodnie z indywidualnymi potrzebami i procesami danego przedsiębiorstwa. Za pośrednictwem jednego programu użytkownik ma możliwość kontrolowania procesów sprzedażowych oraz zakupowych, spraw kadrowych, stanów magazynowych czy kwestii logistycznych. Przykładem takiego systemu jest na przykład enova365, którego wdrażanie, czyli dopasowywanie funkcji do specyfiki działania danego przedsiębiorstwa, jest zapewniane przez CloudPort.

System ERP – gdzie się sprawdzi?

System ERP sprawdzi się w każdym przedsiębiorstwie, ze względu na wspomniane już szerokie możliwości dostosowania modelu jego działania do specyfiki funkcjonowania danej firmy. Z pewnością tego typu programy usprawnią prowadzenie firm zajmujących się produkcją, handlem i sprzedażą – ze względu na możliwość kontroli stanów magazynowych, możliwości produkcyjnych czy procesów sprzedażowych. Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą polegająca na świadczeniu usług raczej nie docenią możliwości takiego programu. Jeżeli podejmiesz decyzję o rozpoczęciu pracy w systemie ERP, to sprawdź jakie funkcje oferuje dany program – na przykład czy obsługuje płatności online w sklepie internetowym. Możliwości programu będą bazą dla dalszego dopasowywania jego funkcji do modelu prowadzonej przez Ciebie działalności. 

Jakie obszary działalności przedsiębiorstwa obsługuje system ERP?

Głównym zadaniem każdego systemu ERP jest integracja działania przedsiębiorstwa na wszystkich płaszczyznach. Działanie takiego systemu jest więc związane z:

  • obsługą procesów produkcyjnych

  • obsługą procesów sprzedażowych

  • obsługą procesów zakupowych

  • obsługą procesów magazynowych

  • logistyką

  • finansami

  • sprawami kadrowymi i płacowymi

  • HR

  • administracją

  • raportowaniem i analityką

  • obsługą i kontaktem z klientem

  • kontaktem wewnątrz przedsiębiorstwa

  • obsługą i rejestrowaniem środków stałych firmy

Ze względu na wszechstronność tego typu oprogramowania, należy położyć zwiększony nacisk na jego wdrożenie. Odpowiednie przeprowadzenie tego procesu pozwoli na pełną synchronizację funkcji programu z modelem działania firmy.

Wdrożenie systemu ERP w firmie

Od tego, w jaki sposób proces wdrożenia zostanie przeprowadzony, zależy czy program będzie usprawniał funkcjonowanie firmy, czy stanie się topornym i niechętnie używanym przez pracowników narzędziem. Nawet najbardziej funkcjonalny system ERP może zostać „popsuty” przez nieumiejętną synchronizację. Nowoczesne systemy ERP pozwalają na pełne przeniesienie struktury przedsiębiorstwa do swoich zasobów, jest to jednak droga wyboista i pełna pułapek. Drogę tą najlepiej pokonać metodą małych kroczków, ponieważ pozwoli to na jak najlepsze zobrazowanie struktury firmy w oknach programu i dostosowanie zachodzących w niej procesów do jego funkcji. W większości przypadków niezbędne jest wsparcie wdrożeniowca, czyli osoby, która od środka zna tematykę synchronizacji systemów ERP. Pozwoli to na jak najlepsze odzwierciedlenie struktury działów firmy w systemie ERP oraz dostosowanie jego funkcji do specyfiki działania przedsiębiorstwa.