Obieg dokumentów w firmie a programy ERP

W każdym przedsiębiorstwie obieg dokumentów to jedna z najważniejszych dróg komunikacji pomiędzy pracownikami. Czym większa i bardziej rozbudowana struktura przedsiębiorstwa, tym problemy z komunikacją mogą okazać się większe. Istnieje wiele sposobów na usprawnienie obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie. Czy inwestycja w dobrej jakości program ERP może być jednym z rozwiązań?

Dlaczego ważna jest odpowiednia procedura obiegu dokumentów?

W małych przedsiębiorstwa zatrudniających kilka osób procedura obiegu dokumentów z reguły jest bardzo prosta. To skrzynka mailowa lub biurko szefa stanowi miejsce, do którego trafiają wszystkie dokumenty. To także właściciel przekazuje dokumenty do księgowości, a decyzje konkretnym pracownikom. Wraz z biegiem czasu i rozbudową struktury firmy ten schemat działania przestaje się sprawdzać. Wówczas potrzebne jest opracowanie procedury obiegu dokumentów w firmie.

W dużych przedsiębiorstwach czynnik ludzki staje się sporym problemem. Nieprzekazana informacja lub brak potwierdzenia może wpłynąć na całą firmę. Żadne duże przedsiębiorstwo nie będzie dobrze funkcjonować, jeśli nie zostanie opracowana procedura obiegu dokumentów w firmie. Przykład? Proszę bardzo.

Zasoby strategicznego materiału dla firmy produkcyjnej kończą się, jednak informacja z działu produkcji zostaje przekazana zbyt późno. Okazuje się, że istnieje problem z zamówieniem, ponieważ potrzebna jest akceptacja kierownika działu, który ma wolne. Do tego dochodzi problem z dostawcą, który z powodów technicznych opóźni dostawę o kolejne dwa dni. W wyniku braku komunikacji produkcja staje, a przedsiębiorstwo zaczyna generować straty. 

Podobne przykłady można wymieniać jeszcze długo. Są one widoczne bez względu na profil działalności czy charakter firmy. Obieg dokumentów w firmie o rozbudowanej strukturze może wpłynąć na jej konkurencyjność. Informacja o zapotrzebowaniu, zamówieniach czy raporty do analizy mogą mieć wpływ na płynność produkcji, czy sprzedaży. Dodatkowo prawidłowy obieg faktur w firmie, dokumentacji technicznej, czy informacji o zatrudnieniu pozwoli uniknąć kłopotów organizacyjnych. 

Jak wpływa program ERP na obieg dokumentów w firmie?

W wielu dużych przedsiębiorstwach postawiono na system ERP (ang. Enterprise Resource Planning). Są to gotowe rozwiązania dla przedsiębiorstwa, które ułatwiają planowanie i zarządzanie wszystkimi zasobami przedsiębiorstwa. Obejmują wszystkie działy firmy i działają w oparciu o wspólną bazę danych. To w niej analizowane są dane, przetwarzane informacje i na tej podstawie podejmowane decyzje. Dzięki temu proces zarządzania wydaje się sprawniejszy. Przykładem systemu, z którego korzysta wiele dużych przedsiębiorstw, jest Enova365. Oprogramowanie to dla swojej firmy można nabyć w CloudPort.

Systemy ERP umożliwiają także elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Ustalane są ścieżki, którymi automatycznie podążają konkretne dane. Wystarczy, że raz ustalona zostanie procedura obiegu dokumentów, a za każdym razem dokumenty danego typu będą automatycznie kierowane daną ścieżką. Taki system umożliwia obieg faktur w firmie, wysyła informację o brakach magazynowych, czy przesyła dane techniczne do zainteresowanych działów. Dzięki temu wiele procesów dzieje się poza wiedzą księgowości czy kadry zarządzającej. Pozwala to uniknąć wielu powtarzalnych i żmudnych prac, które wykonuje program informatyczny. 

Obieg dokumentów a oprogramowanie w chmurze

Nawet najlepszy program ERP nie będzie skuteczny, jeśli pracownicy będą mieli do niego ograniczony dostęp. Dlatego za skuteczny obieg dokumentów w firmie może odpowiadać oprogramowanie umieszczone w chmurze. Pozwala to na dostęp do danych z dowolnego miejsca i urządzenia podłączonego do sieci. Analiza danych, wysyłanie zapotrzebowania czy przekazywanie faktur jest możliwe nawet podczas pracy w terenie. Teraz w CloudPort można przetestować oprogramowanie w chmurze bezpłatnie przez miesiąc. W ofercie firmy znajduje się także funkcjonalna Enova365.