Jeszcze do 2019 roku każdy pracodawca musiał posiadać akta osobowe pracowników w wersji papierowej. Prowadzenie akt w formie elektronicznej było wprawdzie możliwe, jednak nie zwalniało z obowiązku posiadania i prowadzenia papierowych wersji akt. Przepisy te jednak uległy zmianie – dziś wersja elektroniczna akt pracownika (czy tak zwana e-teczka pracownika) może w zgodzie z prawem zastąpić wersję papierową. Z pewnością, inaczej niż w wypadku wielu nowelizacji przepisów, tym razem wielu pracodawców mogło odetchnąć z ulgą – prawo to pozwoliło zwolnić tysiące metrów sześciennych przestrzeni zajmowanej przez dokumentację z ostatnich 50 lat. Tak, 50 – ponieważ tak długo zakłady pracy musiały archiwizować w wersji papierowej akta pracownika. Dziś wymagany okres archiwizacji obniżono do lat 10 i stworzono możliwość archiwizacji internetowej. E-teczke pracownika polecamy prowadzić przy wykorzystaniu i inteligentnego systemu do zarządzania firmą – najlepiej takiego, który w czasie rzeczywistym dopasowuje się do ewentualnych zmian w przepisach.
System ERP enova365 to narzędzie do kompleksowej obsługi przedsiębiorstwa, które pozwala na automatyzację wszystkich procesów firmowych – od kontroli stanów magazynowych czy zamówień aż po sprawy kadrowe takie jak prowadzenie e-teczki pracownika. Dlaczego warto wybrać elektroniczną formę prowadzenia akt pracownika? Ponieważ wybór e-teczki przynosi same korzyści:
Bezpieczeństwo
System enova365 działa w oparciu o technologię chmurową – oznacza to, że backup e-teczek może być przechowywany na zewnętrznych serwerach, które są dużo lepiej zabezpieczone, niż jakiekolwiek komputery biurowe. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie musimy się również martwić zdarzeniami losowymi takimi jak pożar czy zalanie archiwum lub kradzież sprzętu firmowego.
Wygoda
Szukanie danej teczki i jej późniejsze przeglądanie lub dokonywanie nowych wpisów nie stanowi najmniejszego problemu, a dodatkowo jest usprawnione przez przejrzysty interfejs programu enova365.
Ekologia
Stosując e-teczki nie zużywasz papieru – co jest niezwykle istotne, jeżeli weźmiemy pod uwagę, że archiwum akt osobowych pracownika potrafi zajmować dziesiątki tysięcy zadrukowanych stron. Z tego względu, przeniesienie akt do internetu jest dużo bardziej przyjaznym dla środowiska rozwiązaniem.
Przestrzeń
W wielu przedsiębiorstwach znajduje się specjalne pomieszczenie, przeznaczone do przechowywania papierowych wersji akt osobowych pracownika – wybierając e-teczki, możesz wykorzystać tę przestrzeń w inny sposób.
W zgodzie z ustawą z dnia 10 stycznia 2018 roku, która weszła w życie od 1 stycznia 2019, akta osobowe pracownika powinny być podzielone na cztery części. Jakie dane każda z nich powinna zawierać:
Część A:dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie przez danego pracownika
Część B: dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia
Część C: Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danego pracownika
Część D: Dokumenty związane z karami porządkowymi nakładanymi na danego pracownika
Jeżeli dojdzie do nowelizacji przepisów, która wymagałaby zmiany podejścia do przygotowywania zawartości akt osobowych pracownika to program enova365 zaktualizuje swoje funkcje, dopasowując je do nowego prawa. Przedsiębiorca więc zyskuje pewność, że wszystkie procesy związane z firmą są przeprowadzane w zgodzie z przepisami – może więc spać spokojnie i nie musi stale monitorować wprowadzanych zmian, ponieważ zrobi to za niego enova365. Prowadzenie firmy powinno być przyjemnością, a nie katorgą dlatego inwestycja w inteligentny system ERP jest doskonałym rozwiązaniem.