Księgowanie rozliczenia zaliczki
Księgowanie rozliczonej zaliczki opiera się zarówno na fakturach zakupu towaru lub usługi z pobranych pieniędzy, jak i na wypełnionym druku „Rozliczenie zaliczki pobranej”. Składa się on z dwóch części. Pierwsza, którą wypełnia zaliczkobiorca, zawiera takie informacje jak: dane osobowe (imię i nazwisko) zaliczkobiorcy, kwota pobranej zaliczki, kwota zestawiająca poniesione wydatki, kwota do zwrotu dla zaliczkodawcy bądź zapłaty przez zaliczkodawcę (jeśli przewyższała ona kwotę pobraną) oraz czytelny podpis zaliczkobiorcy. Druga część dokumentu jest wypełniana przez osobę, która jest zobowiązana do rozliczenia pobranych zaliczek. Uzupełnia ona w formularzu informacje tkj.: pieczątkę z danymi firmy, datę sporządzenia, numer dokumentu, konto Wn, konto Ma, symbol podzielonej klasyfikacji, kwotę zaliczkę, kwotę do wypłaty/zwrotu, do wypłaty zwrotu.
Istotne jest, aby dokument został podpisany zarówno przez osobę, która dokonała kontroli i rozliczenia pobranej zaliczki, jak również osoby jej nadzorującej. Należy dodać, że do „Rozliczenia zaliczki pobranej” pracownik musi załączyć faktury i zestawienie wydatków, które oprócz daty, zawiera numery faktur, nazwy zakupionych przedmiotów lub wykonanych usługi, a także kwoty brutto, za które towary/ usługi zostały nabyte.
Sprawdź: Leasing finansowy - księgowanie
Jak zapisać księgowanie zaliczki?
Rozliczenie z pracownikiem należy zapisać na koncie -Wn 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” -Ma konto 13-0 „Rachunek bieżący” lub -Ma konto 10 „Kasa”. Rozliczenie pobranej zaliczki: -Wn konto 21 „Rozliczenia z dostawcami” -Ma konto 23-4 :Pozostałe rozrachunki z pracownikami”. Fakturę zaś jako: kwota brutto -Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu” -Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”, kwota podatku VAT -Wn konto 22-1 „VAT” -Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.
Rozliczenie zaliczki pobranej - przykład
Poniżej przedstawiono, krok po kroku, przykład rozliczenia zaliczki pobranej.
Pracownik X otrzymał od księgowej gotówkę, na wydatki firmowe, w kwocie 1000zł. Na potrzebne artykuły biurowe wydał 1021zł. Aby doszło do prawidłowego rozliczenia pobranej zaliczki, po powrocie do przedsiębiorstwa musiał sporządzić szczegółowe sprawozdanie na co wydał otrzymane pieniądze. Zatem oprócz przedstawienia pobranych na firmę faktur, które dokumentowały każdą zakupioną rzecz, dołączył również dokładne ich zestawienie. Po przekazaniu dokumentów do księgowości, tam nastąpiła ich kontrola oraz rozliczenie pobranej zaliczki. W tym przypadku, suma firmowych wydatków poniesiona przez pracownika X, była wyższa niż otrzymane 1000zł, dlatego pracodawca miał obowiązek pokryć różnicę i zwrócić pracownikowi 21 złotych, które wyłożył z prywatnych pieniędzy (-Wn konto 13-0 „Rachunek bieżący” -Ma konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”). Gdyby pracownik wydał mniej na zakup materiałów firmowych, np. 900zł, wówczas to on musiałby dokonać zwrotu gotówki swojemu pracodawcy, w kwocie 100zł (-Wn 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” -Ma konto 13-0 „Rachunek bieżący”).
Przeczytaj również: Jak księgować korektę faktury w jednostce budżetowej?
Rozliczenie zaliczki na paragonie
Otrzymaną zaliczkę na towar lub wykonanie usługi, przedsiębiorca ma obowiązek „wbić” na kasę rejestrującą i wystawić paragon. Powinno się to odbyć już w dniu otrzymania zaliczki. Reguluje to art. 19a ust.8 ustawy o VAT. Księgowanie i rozliczenie zaliczki na paragonie należy natomiast wykonać w miesiącu, kiedy został on wystawiony. Istotne jest, aby przedsiębiorca nie księgował zaliczki jako przychód.
Niezapłacone zaliczki na podatek
Czasami zdarza się, że zostały niezapłacone zaliczki na podatek. Powstaje pytanie: co właściciel firm powinien zrobić w takim przypadku? Przede wszystkim zapłacić je w jak najszybszym terminie, bowiem Urząd Skarbowy nalicza odsetki za nieterminową płatność. Warto wiedzieć, że odsetek do kwoty 8,70zł nie trzeba płacić. Istotne jest również to, że Urząd Skarbowy nie wyliczy przedsiębiorcy odsetek z urzędu. Właściciele firm są zobowiązani do samodzielnego naliczenia tej kary.
W księgowaniu zaliczek dla pracowników pomogą wszelkie programy do rachunkowości i kadrowo-płacowe dostępne w ofercie Cloudport. Dzięki nim rozliczenie zaliczki dla pracownika, wypełnienie odpowiednich dokumentów i zaksięgowanie ich będzie nie tylko proste, ale i szybkie.
