System ERP, CRM, technologia chmurowa – co to takiego?

Skrót ERP oznacza Enterprise Resources Planning, czyli w przełożeniu na polski – planowanie zasobów przedsiębiorstwa. System ERP to oprogramowanie dające możliwość pełnej kontroli nad procesami zachodzącymi w firmie – od spraw kadrowych czy stanów magazynowych, aż po kwestie sprzedażowe czy zakupowe. „Spięcie” wszystkich tych procesów w jednym systemie pozwala na lepszą synchronizację działań i współpracę pomiędzy firmowymi zespołami – ponieważ jak wiadomo, każda firma jest systemem naczyń połączonych.

Skrót CRM oznacza angielskie: Customer Relationship Management, co po polsku oznacza system zarządzania relacjami z klientem. Oprogramowanie pozwalające na przydzielanie zadań poszczególnym działom przedsiębiorstwa i usprawniające obsługę klienta. CRM jest często wymieniany jako element ERP – i jest to częściową prawdą. Oprogramowanie CRM może być częścią ERP, ale nie musi. Może równie dobrze działać jako niezależne oprogramowanie. Przy czym tak jak wspomnieliśmy powyżej, ERP ma usprawniać przeprowadzanie wszelkich procesów wewnątrz firmowych – jest to tak jakby system operacyjny, w ramach którego może działać na przykład CRM. Mobilny system CRM w chmurze i system ERP online pozwalają na wygodną obsługę klienta z każdego miejsca na ziemi.

Technologia chmurowa – to technologia pozwalająca na przetwarzanie i przechowywanie danych na serwerze usługodawcy. Bezpieczeństwo oraz możliwość dostępu do danych praktycznie z każdego miejsca na ziemi – to dwa główne atuty tej technologii. Osoba z niej korzystająca może na przykład stworzyć bezpieczny backup dokumentacji firmowej i przechowywać ją na serwerze zewnętrznym, dzięki czemu ma do niej stały dostęp i nie musi przejmować się utratą tych danych w wypadku kradzieży czy uszkodzenia sprzętu firmowego.

Przeczytaj również: Jak wygląda praca w systemie ERP?

System ERP w chmurze czy na serwerze firmowym?

W dobie wszechobecnej cyfryzacji wybór systemu ERP wykorzystującego technologię chmurową wydaje się być jedynym rozsądnym rozwiązaniem. Główne zalety korzystania z systemu ERP w chmurze to:

  • Mobilność – dostęp do systemu z każdego miejsca w zasięgu internetu

  • Bezpieczeństwo – firmowe pliki spoczywają na dobrze zabezpieczonych serwerach

  • Szybkość – serwery chmurowe są szybkie co przekłada się na płynne działanie systemu

  • Niezawodność – ryzyko uszkodzenia serwera chmurowego jest zerowe dlatego dostęp do firmowych danych mamy przez całą dobę

Alternatywą dla korzystania z technologii chmurowej jest założenie własnej, firmowej serwerowni. Rozwiązanie to wymaga dużego nakładu finansowego – jest to przede wszystkim inwestycja w sprzęt oraz w zatrudnienie informatyka, który będzie stale monitorował działanie tego serwera. Jeżeli zależy nam na całodobowym dostępie do CRM oraz innych elementów systemu ERP, to będziemy musieli zatrudnić zespół informatyków – koszta znowu rosną. Nie zapominajmy również, że taka serwerownia jest dużo bardziej narażona na utratę danych w wyniku zdarzeń losowych takich jak pożar, zalanie biura, atak wirusa, czy po prostu poważne uszkodzenie dysku twardego. W wypadku serwerów chmurowych ryzyko to praktycznie nie istnieje – dane są zabezpieczone wielokrotnymi kopiami zapasowymi. Dostęp do nich ma wyłącznie właściciel firmy oraz osoby, którym zostanie on udzielony za pośrednictwem systemu ERP. 

Zobacz: ERP dla małych firm

Szybkość serwera przechowującego dane ma wpływ na jakość działania całego systemu. Jeśli więc zależy nam na płynnej pracy programu, należy zadbać o odpowiednią moc serwera – w praktyce wiąże się to z ogromną inwestycją w wysokiej klasy sprzęt komputerowy, który i tak za kilka lat trzeba będzie wymienić na nowe urządzenie. Serwery chmurowe są niezwykle szybkie, a ich ewentualna wymiana nie wiąże się dla użytkownika z konsekwencjami takimi jak przerwy w działaniu czy spowolnienie systemu ERP lub ograniczony dostęp do danych firmowych. Korzystanie z technologii chmurowej jest też nieporównywalnie tańsze niż prowadzenie firmowego serwera – CloudPort zapraszamy do kontaktu wszystkie osoby zainteresowane wdrożeniem systemu ERP działającego w chmurze.