ERP w chmurze – połączenie idealne?

System ERP, CRM, technologia chmurowa – co to takiego?

Skrót ERP oznacza Enterprise Resources Planning, czyli w przełożeniu na język polski – planowanie zasobów przedsiębiorstwa. System ERP to oprogramowanie dające możliwość pełnej kontroli nad procesami zachodzącymi w firmie – od spraw kadrowych czy stanów magazynowych, aż po kwestie sprzedażowe czy zakupowe. „Spięcie” wszystkich tych procesów w jednym systemie pozwala na lepszą synchronizację działań i współpracę pomiędzy firmowymi zespołami – ponieważ jak wiadomo, każda firma jest systemem naczyń połączonych.

Skrót CRM to skrót od angielskiej nazwy: Customer Relationship Management, co po polsku oznacza system zarządzania relacjami z klientem. Oprogramowanie pozwalające na przydzielanie zadań poszczególnym działom przedsiębiorstwa i usprawniające obsługę klienta. CRM jest często wymieniany jako element ERP – i jest to częściową prawdą. Oprogramowanie CRM może być częścią ERP, ale nie musi. Może równie dobrze działać jako niezależne oprogramowanie. Przy czym tak jak wspomnieliśmy powyżej, ERP ma usprawniać przeprowadzanie wszelkich procesów wewnątrz firmowych – jest to tak jakby system operacyjny, w ramach którego może działać na przykład CRM. Mobilny system CRM w chmurze i system ERP online pozwalają na wygodną obsługę klienta z każdego miejsca na ziemi.

Technologia chmurowa – to technologia pozwalająca na przetwarzanie i przechowywanie danych na serwerze usługodawcy. Bezpieczeństwo oraz możliwość dostępu do danych praktycznie z każdego miejsca na ziemi – to jej dwa główne atuty. W przypadku rozwiązania ERP w chmurze, osoba korzystająca z takiej aplikacji w ramach technologii cloudowej, może na przykład stworzyć bezpieczny backup dokumentacji firmowej i przechowywać ją na serwerze zewnętrznym (wirtualnym), dzięki czemu ma do niej stały dostęp i nie musi przejmować się utratą tych danych w wypadku kradzieży czy uszkodzenia sprzętu firmowego.

Przeczytaj również: Jak wygląda praca w systemie ERP?

System ERP w chmurze czy na serwerze firmowym?

W dobie wszechobecnej cyfryzacji wybór systemu ERP wykorzystującego technologię chmurową wydaje się być jedynym rozsądnym rozwiązaniem. Główne zalety korzystania z systemu ERP w chmurze to:

• Mobilność – dostęp do systemu z dowolnej lokalizacji. aby zalogować się do swojego systemu ERP w chmurze wystarczy mieć urządzenie z dostępem do internetu.

• Bezpieczeństwo – firmowe pliki spoczywają na dobrze zabezpieczonych serwerach wirtualnych. Są one chronione przed nieupoważnionymi dostępami, jak i regularnie kopiowane na ewentualność awarii.

• Szybkość – serwery chmurowe są szybkie co przekłada się na płynne działanie systemu. Użytkownik korzysta z rozwiązania ERP w chmurze w taki sam sposób, jak gdyby aplikacja była zainstalowana na jego komputerze.

• Niezawodność – ryzyko uszkodzenia serwera chmurowego jest praktycznie zerowe, w przeciwieństwie do serwera fizycznego zainstalowanego w biurze czy domowym gabinecie. Tutaj zabezpieczenie fizycznej infrastruktury (np. przeciwpożarowo) jest o wiele trudniejsze.

Rozwiązania ERP w chmurze a serwer fizyczny

Alternatywą dla korzystania z technologii chmurowej jest założenie własnej, firmowej serwerowni. Rozwiązanie to wymaga dużego nakładu finansowego – jest to przede wszystkim inwestycja w sprzęt oraz w zatrudnienie specjalisty, który ma odpowiednie kompetencje techniczne i będzie m.in. monitorował i serwisował infrastrukturę. Jeżeli zależy nam na całodobowym dostępie do CRM oraz innych elementów systemu ERP, to będziemy musieli zatrudnić już cały zespół odpowiedzialny za prawidłowe funkcjonowanie sprzętu – w takiej sytuacji koszta znowu rosną.

Nie zapominajmy również, że taka serwerownia jest dużo bardziej narażona na utratę danych w wyniku zdarzeń losowych takich jak pożar, zalanie biura, atak wirusa, czy po prostu poważne uszkodzenie dysku twardego.

W wypadku serwerów chmurowych ryzyko to praktycznie nie istnieje. Po stronie usługodawcy, takiego jak np. Itmation, leży kwestia zapewnienia bezpieczeństwa. Stąd w naszej usłudze oprócz samego hostingu rozwiązań ERP w chmurze znajdują się: tworzenie regularnych kopii zapasowych danych, a także gwarancja, że serwery znajdują się w odpowiednio chronionym data center (m.in. z odpowiednią ochroną antywłamaniową, przeciwpożarową, jak i zapasowym systemem zasilania).

Do systemu ERP w chmurze dostęp powinny posiadać tylko upoważnione osoby, jak właściciel firmy czy konkretnie wskazani przez niego pracownicy. Uwzględniamy to w naszych procedurach. Wszystko po to, by te najważniejsze, biznesowe dane, znajdujące się w chmurze, były zabezpieczone.

Zobacz: ERP dla małych firm

Szybkość serwera przechowującego dane ma wpływ na jakość działania całego systemu. Jeśli więc zależy nam na płynnej pracy programu, należy zadbać o odpowiednią moc serwera. W praktyce wiąże się to z ogromną inwestycją w wysokiej klasy sprzęt komputerowy, który z uwagi na eksploatację i tak za kilka lat trzeba będzie wymienić na nowy.

Serwery chmurowe są niezwykle szybkie, a ich ewentualna wymiana nie wiąże się dla użytkownika z konsekwencjami takimi jak przerwy w działaniu czy spowolnienie systemu ERP lub ograniczony dostęp do danych firmowych.

Rozwiązania ERP w chmurze są bardzo dobrą alternatywą dla fizycznej infrastruktury. Korzystanie z technologii chmurowej jest nieporównywalnie tańsze, oferuje również więcej swobody w prowadzeniu biznesu - nad wszystkim można czuwać zdalnie lub z wielu lokalizacji, co jest kluczowe w firmach wielooddziałowych czy dla pracowników zdalnych.

Zapraszamy do kontaktu wszystkie firmy zainteresowane systemem ERP w chmurze, by dowiedziały się jeszcze więcej o korzyściach z wdrożenia tego rozwiązania.