Ewidencja urlopów

Urlopy to przywilej i prawo pracownika. Z punktu widzenia pracodawcy to jednak czynnik, który może wpłynąć na dezorganizację części zakładu. Niezależnie od poglądu na ten temat prowadzenie ewidencji urlopów może być korzystne dla każdej ze stron. Podpowiadamy, co to jest ewidencja urlopów, jak prowadzić taki dokument i czy warto korzystać z darmowych rozwiązań. 

Do czego potrzebna jest ewidencja urlopów?

Informowanie pracownika o tym, ile dni urlopu mu przysługuje, jest jednym z obowiązków pracodawcy. Część firm podaje taką informację na wydruku podsumowującym rozliczenie za przepracowany okres. Niestety często pojęcie ewidencja urlopów mylone jest z ewidencją czasu pracy. Choć ewidencja urlopów wynika bezpośrednio z rocznego podsumowania czasu pracy, ogranicza się jedynie do podsumowania dni wolnych. Nie jest też obowiązkowa, dlatego nie zawsze przedsiębiorstwa decydują się na jej prowadzenie. 

Dlaczego warto prowadzić takie zestawienie? Przede wszystkim jest to sposób na szybką ocenę ilości dni wolnych, jakie przysługują pracownikowi. Wejście w odpowiednią tabelę sprawi, że kierownik będzie mógł odnieść się do wniosku urlopowego. Dobra ewidencja urlopów jest ogromnym ułatwieniem w sytuacji, kiedy pracownik się zwalnia lub rozpoczyna pracę. Wówczas można szybko wyliczyć przysługujące dni wolnego. Z pomocą takiego dokumentu można szybko podłączyć dodatkowe dni urlopowe, przysługujące za opiekę nad dziećmi, wizytę w stacji krwiodawstwa czy sytuacje rodzinne. Solidna i funkcjonalna ewidencja urlopów przyniesie informację o tym, że pracownikowi przysługuje już więcej dni wolnego ze względu na staż pracy. 

Ewidencja urlopów  w excel

Z uwagi na brak obowiązku prowadzenia ewidencja urlopów, w wielu firmach ten temat traktowany jest mało poważnie. Często prowadzi się ją na papierze lub używa darmowych programów. W licznych poradnikach dostępnych w sieci można znaleźć przykłady na to, jak prowadzić ewidencję urlopów w excel. Istotnie, na pierwszy rzut oka może się wydawać to skuteczne, jednak wdrożenie takiego rozwiązania do firmy może szybko obnażyć jego wady. 

Ewidencja urlopów w excel czy darmowym dokumencie tekstowym nie jest dobrym rozwiązaniem. Może zdać egzamin w firmach zatrudniających kilka osób, jednak to i tak nie rozwiązuje problemu dodatkowych dni z uwagi na staż pracy. Dlatego nie zaleca się tego rozwiązania, choć pewnie mimo tych apeli wiele osób i tak zdecyduje się na kontynuowanie ewidencji w tabeli excela.

Ewidencja urlopów jako część programów kadrowo-płacowych

Zanim zaczniesz szukać darmowych rozwiązań, które nie zawsze sprawdzą się w danym przedsiębiorstwie, skorzystaj z innej możliwości. Każda firma prowadzi swoją księgowość, a coraz najczęściej wprowadza w procesy funkcjonowania swojej firmy także organizację administracji i pracy pracowników. Wykorzystywane są do tego programy kadrowo-płacowe. Jeśli wybrałeś odpowiedni, ewidencja urlopów będzie stanowiła jego cześć. Pozwoli Ci to łatwo ocenić, ile dni wolnego przysługuje pracownikowi, a także ile ich już wykorzystał. 

W sytuacji, kiedy Twój program nie został wyposażony w taką funkcję, pora sprawdzić ofertę CloudPort. Firma oferuje między innymi najpopularniejsze oprogramowanie do prowadzenia księgowości, jakim jest R2płatnik lub Enova365. Dają one nie tylko możliwość prowadzenia ewidencji urlopów, ale także wykonanie innych czynności, do których należą między innymi prowadzenie dokumentacji kadrowej, naliczanie wynagrodzeń zgodnie z aktualnymi przepisami oraz kontrola daty ważności badań lekarskich i szkoleń BHP. Z pomocą takich systemów można stworzyć całą ewidencję czasu pracy oraz stworzyć zeznania podatkowe wymagane przez Urząd Skarbowy. 

W CloudPort otrzymasz dostęp do oprogramowania w chmurze. Sam ocenisz, kto będzie miał dostęp do danych i raportowania. Ponadto możesz mieć pewność, że dane pracowników są bezpiecznie zakodowane na serwerach zewnętrznych. Jeśli nie wiesz, jak wygląda ewidencja urlopów, jak prowadzić takie zestawienie czy masz inne wątpliwości, otrzymasz pomoc techniczną. Teraz masz możliwość skorzystania z miesięcznego okresu próbnego na oprogramowania. Jeśli nie spełni ono Twoich oczekiwań, możesz zrezygnować. Nie ryzykujesz niczego, a możesz jedynie zyskać.