Podstawy

Jak zaksięgować notę obciążeniową?

Prowadząc własną firmę trzeba się liczyć z tym, że nie zawsze trafi się uczciwy kontrahent, który w wyznaczonym terminie zapłaci za sprzedany towar lub wykonaną usługę. Zdarza się również, że zawodzi pracownik, uszkadzając cenne mienie przedsiębiorstwa. Jako, że nie wszystkie transakcje są obciążone podatkiem VAT, przedsiębiorcy mają możliwość w takim przypadku wystawić dokument księgowy stworzony właśnie w celu odzyskiwania firmowych należności. Dlaczego tego nie robią? Ponieważ nie wiedzą jak zaksięgować notę obciążeniową. Warto jednak podkreślić, że w/w dokument księgowy znacznie ułatwia późniejszą windykację. W szczególności, podczas domagania się należności wynikających z kar umownych za nieterminowe płatności, kar finansowych za wyrządzone szkody czy odszkodowań.

Nota obciążeniowa - co to takiego?

Dokument księgowy jakim jest nota obciążeniowa księguje się i wystawia w momencie, kiedy właściciel firmy chce obciążyć finansowo dłużnika, w przypadku transakcji, które nie są opodatkowane stawką VAT, wobec czego nie można na nie wystawić faktury.

Ze względu na rodzaj dokumentu, prawnie reguluje go art.23 ustawy o rachunkowości, który dość precyzyjnie wymienia, z czego powinienpowienien się on składać.

„Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.”

Nota obciążeniowa - kiedy wystawić?

Noty obciążeniowe księguje i wystawia się w przypadku, gdy przedsiębiorca chce :

Nałożyć kary umowne za brak płatności w terminie
Nałożyć karę finansową za szkody wyrządzone firmie przez pracownika
Naliczyć odsetki za opóźnione płatności
W przypadku domagania się odszkodowania
Poprawić wcześniejsze pomyłki, których dopuszczono się w dokumentach księgowych, a które nie zawierają obciążenia podatkiem VAT
Obciążyć kontrahenta płatnością, która nie jest opodatkowana VAT
Obciążyć członków organizacji składkami członkowskimi.

Jak zaksięgować notę obciążeniową?

Księgowanie noty obciążeniowej w pełnej księgowości może przyprawiać młodych przedsiębiorców o zawrót głowy. Nie jest to bowiem często spotykany dokument w firmach, a jak wiadomo tylko praktyka czyni mistrzów. Zanim zostanie omówiona cała procedura dotycząca tego, jak zaksięgować notę obciążeniową w pełnej księgowości warto zaznaczyć, że regulują ją art. 11-13 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003r., w sprawie prowadzenia podatkowej księgi rozchodów i przychodów. Wedle powyższego aktu prawnego, nota obciążeniowa jest innym dokumentem księgowym.

W zależności od tego czy jest się odbiorcą czy wystawcą, wzór księgowania noty obciążeniowej wygląda w następujący sposób:

1) Jako wystawca: -Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” -Ma konto 76 „Pozostałe przychody operacyjne”
2) Jako odbiorca: -Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne” –Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”.

Jak już wspomniano księgowanie noty obciążeniowej, młodym właścicielom firm, wydaje się dość skomplikowane. Często zastanawiają się czy dobrze ją wystawili, a następnie czy odpowiednio rozliczyli. Dlatego z pomocą przychodzi oprogramowanie Comarch Optima, które pozwala na przechowywanie wszystkich potrzebnych dokumentówdokuentów księgowych w jednym miejscu, tak zwanej chmurze. Takie rozwiązanie jest korzystne szczególnie dla początkujących przedsiębiorców, którzy ni dość, że lubią mieć wszystkie dokumenty „pod ręką”, to doceniają również szybki i bezpośredni dostęp do wzorów księgowania not obciążeniowych.