Nota obciążeniowa - co to takiego?
Dokument księgowy jakim jest nota obciążeniowa księguje się i wystawia w momencie, kiedy właściciel firmy chce obciążyć finansowo dłużnika, w przypadku transakcji, które nie są opodatkowane stawką VAT, wobec czego nie można na nie wystawić faktury.
Ze względu na rodzaj dokumentu, prawnie reguluje go art.23 ustawy o rachunkowości, który dość precyzyjnie wymienia, z czego powinienpowienien się on składać.
„Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.”
Nota obciążeniowa - kiedy wystawić?
Noty obciążeniowe księguje i wystawia się w przypadku, gdy przedsiębiorca chce :
- Nałożyć kary umowne za brak płatności w terminie
- Nałożyć karę finansową za szkody wyrządzone firmie przez pracownika
- Naliczyć odsetki za opóźnione płatności
- W przypadku domagania się odszkodowania
- Poprawić wcześniejsze pomyłki, których dopuszczono się w dokumentach księgowych, a które nie zawierają obciążenia podatkiem VAT
- Obciążyć kontrahenta płatnością, która nie jest opodatkowana VAT
- Obciążyć członków organizacji składkami członkowskimi.
Jak zaksięgować notę obciążeniową?
Księgowanie noty obciążeniowej w pełnej księgowości może przyprawiać młodych przedsiębiorców o zawrót głowy. Nie jest to bowiem często spotykany dokument w firmach, a jak wiadomo tylko praktyka czyni mistrzów. Zanim zostanie omówiona cała procedura dotycząca tego, jak zaksięgować notę obciążeniową w pełnej księgowości warto zaznaczyć, że regulują ją art. 11-13 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003r., w sprawie prowadzenia podatkowej księgi rozchodów i przychodów. Wedle powyższego aktu prawnego, nota obciążeniowa jest innym dokumentem księgowym.
W zależności od tego czy jest się odbiorcą czy wystawcą, wzór księgowania noty obciążeniowej wygląda w następujący sposób:
1) Jako wystawca: -Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” -Ma konto 76 „Pozostałe przychody operacyjne”
2) Jako odbiorca: -Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne” –Ma konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”.
Jak już wspomniano księgowanie noty obciążeniowej, młodym właścicielom firm, wydaje się dość skomplikowane. Często zastanawiają się czy dobrze ją wystawili, a następnie czy odpowiednio rozliczyli. Dlatego z pomocą przychodzi oprogramowanie Comarch Optima, które pozwala na przechowywanie wszystkich potrzebnych dokumentówdokuentów księgowych w jednym miejscu, tak zwanej chmurze. Takie rozwiązanie jest korzystne szczególnie dla początkujących przedsiębiorców, którzy ni dość, że lubią mieć wszystkie dokumenty „pod ręką”, to doceniają również szybki i bezpośredni dostęp do wzorów księgowania not obciążeniowych.
