Jak zaksięgować polisę OC w pełnej księgowości
Chcąc zaksięgować polisę OC w pełnej księgowości musi ona spełniać wymogi formalne zawarte w art.21 ustawy o rachunkowości, to znaczy zawierać wszystkie elementy, które posiada każdy dokument księgowy. Są to:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.” (art.21 ust.1 Dz. U. z 2019 r. poz. 351 z dnia 22.02.2019 r.)
Ponadto, według artykułu 22 ustawy o podatku od osób fizycznych polisę OC można rozliczyć jako koszt zabezpieczenia źródła przychodów. Księgowanie polisy OC dokonuje się na kontach zespołów 4 i 5, dlatego należy zastosować zapis -Wn konto 40-6 „Pozostałe koszty rodzajowe” -Ma konto 24 „Pozostałe rachunki”.
Sprawdź: Jak zaksięgować różnice kursowe?
Polisy OC dla firm
Każde przedsiębiorstwo, a szczególnie te, które świadczy usługi mogące przynieść ryzyko, może wykupić polisę odpowiedzialności cywilnej. W przypadku wyrządzenia nieumyślnej szkody kontrahentowi, nabywcy, klientowi, przez ubezpieczoną firmę, polisa pokryje wydatki związane ze zdarzeniem. Zarówno te dotyczące osoby poszkodowanej, jak i zniszczonego mienia. Ubezpieczenie ochrony od odpowiedzialności, dla swoich firm, chętnie wykupują lekarze, prawnicy, księgowi, doradcy podatkowi, mechanicy. Należy podkreślić, że OC obowiązkowo muszą posiadać przedstawiciele zawodów wysokiego ryzyka, czyli między innymi prawnicy, w tym adwokaci, radcowie prawni, notariusze, syndyk, komornicy oraz architekci, doradcy podatkowi, agenci ubezpieczeniowi, biegli rewidenci, detektywi, pielęgniarki, organizatorzy imprez masowych. Ubezpieczenie OC nie tylko pokrywa szkody związane z błędem popełnionym podczas świadczenia usług, ale także te wynikłe z losowych zdarzeń, np. złamanie nogi na biurowych schodach, ochroną firmowego mienia, np. w przypadku pożaru lub kradzieży, włamaniem na firmowy serwer i wyciekiem danych. Przedsiębiorca może również taką polisę OC zaksięgować w KPiR oraz rozliczyć jako wydatek firmowy.
Przeczytaj również: Jak zaksięgować odsetki od kredytu?
Księgowanie polisy OC w programie komputerowym
W przypadku przedsiębiorstw z dużą flotą aut, zarówno dostawczych, jak i osobowych, pilnowanie terminu przedłużenia polisy OC może sprawiać sporo kłopotów. Łatwo bowiem wówczas, przeoczyć polisę do zapłaty. Takie sytuacje nie zdarzają się w firmach, które postawiły na dobry jakościowo, intuicyjny, łatwy w obsłudze a przede wszystkim rzetelny program do rachunkowości. Księgowanie polisy OC nie stanowi żadnego problemu między innymi w programach linii Insert, bądź nowoczesnym systemie do zarządzania firmą enova365. Jeśli chodzi o Insert sprawdzą się tu zarówno Rachmistrz GT, Rewizor GT, jak również Rachmistrz nexo czy Subiekt nexo. Warto podkreślić, że programy te zapewniają najwyższe bezpieczeństwo dla firmowych danych.
