W czasach wzmożonych działań e-commerce wysyłanie faktury mailem stało się koniecznością. Aby proces transakcji przebiegał bez zastrzeżeń, firmowa korespondencja powinna być wygodna i intuicyjna. Pobieranie plików na komputer i wysyłanie ich mailem ręcznie to już przeszłość. Odkryj nową funkcjonalność Subiekta, która pozwoli Ci pracować efektywniej. Za pomocą programu Subiekt GT wystawianie faktur mailem to tylko kilka kliknięć!
Program marki InsERT zyskał przychylność wielu przedsiębiorców w branży e-commerce. Jest przeznaczony dla mikro, małych i średnich firm, które potrzebują sprawdzonej platformy wspierającej działania sprzedażowe. Ponadto Subiekt GT jest jednym z najczęściej wybieranych systemów w kraju, a dzięki przejrzystemu interfejsowi praca na nim to czysta przyjemność. Decydując się na oprogramowanie InsERT, można łatwo przejść na wersję chmurową, która jest tańsza niż tradycyjny serwer, nie wymaga skomplikowanego wdrożenia i pozwala wygodnie zarządzać firmą z dowolnego miejsca, które posiada łącze internetowe.
Jeśli korzystasz z tego systemu, pokażemy Ci, jak w prosty sposób wysłać fakturę mailem do klienta. Dzięki systemowi Subiekt GT, wysyłka dokumentów jest możliwa w czterech krokach. Przekonaj się, jakie to proste!
Na początku wystaw fakturę w module „sprzedaż - faktury sprzedaży”. Przed wysłaniem dokumentu należy go sprawdzić i poprawnie zapisać. W celu wysłania faktury do kontrahenta należy:
1. Włączyć zakładkę „Widok” dostępną na górnym pasku. Następnie z rozwijanej listy należy wybrać opcję „Kartoteki”, a następnie „Kontrahenci”.
2. Następnie pojawi nam się okienko. W module „Kontrahenci” wpisujemy adres e-mail adresata wiadomości i weryfikujemy wszystkie informacje, po czym akceptujemy wybór przyciskiem „OK”.
3. Kolejny krok to wejście w zakładki „Widok”, „Sprzedaż” i „Faktury Sprzedaży”. Powinna otworzyć się lista faktur w porządku chronologicznym. Zaznacz właściwą dla siebie pozycję i kliknąć „Drukuj” w polu znajdującym się ponad tabelą.
4. W otwartym okienku drukowania należy wybrać opcję „Wyślij mailem”.
Po zatwierdzeniu powinieneś ujrzeć okno wysyłki nowego listu, z zawartym numerem wysłanego dokumentu w tytule, a także fakturą dostarczoną w załączniku. Pozostaje tylko zweryfikować wszystkie dane i można zająć się kolejnymi dokumentami sprzedażowymi.
Zarządzanie dokumentami to jedna z podstawowych funkcji Subiekta, która jest wymagana do poprawnego prowadzenia firmy. Aby fakturę udało się poprawnie wysłać, należy jednak wcześniej skonfigurować pocztę. Pokażemy jak zrobić to w nowszych wersjach systemu Windows. W celu poprawnego skonfigurowania poczty:
1. Wejdź w „Panel sterowania”,
2. Wybierz opcję „Programy domyślne”, w zakładce poczta e-mail określ preferowany program (my polecamy Thunderbird).
3. Przejdź do opcji poniżej „Wybierz aplikacje domyślne według protokołów”, a następnie wybierz Thunderbird dla protokołu Mailto.
Po prawidłowym skonfigurowaniu klienta domyślnego maile powinny już być poprawnie wysyłane ze wszystkich programów linii InsERT. Wybierając Subiekt GT, wysyłanie faktur mailem usprawni pracę pracownika lub całego zespołu. Pamiętajmy, że korespondencja zawiera niekiedy większość czasu pracy sprzedawcy, tak więc sprawny system przekazywania informacji może dać mu więcej czasu na potrzebne czynności.