Chmura w biznesie

Dokumenty firmy online

Dokumenty firmy online
Dowiesz się jakie dokumenty online są ważne dla sprawnej działalności firmy i jakie sytuacje wymagają posiadania ich.

Dokumenty firmy online

Rozbudowana działalność gospodarcza wymaga załatwiania różnorodnych spraw przez księgowych. Często kontakt z instytucjami administracji publicznej wymaga złożenia wniosków na odpowiednich formularzach. Warto wówczas mieć dostęp do nich za pośrednictwem internetu. Czym są dokumenty online i w jaki sposób usprawniają pracę w przedsiębiorstwie? 

Dokumenty firmy online - co to znaczy?

Niemal wszystkie kontakty z jednostkami organów państwowych wiążą się z potrzebą składania wniosków na odpowiednich drukach i formularzach. Nie każdy wniosek przesyłany do Urzędu Skarbowego musi wiązać się z wycieczką do konkretnego oddziału. Część druków i formularzy wystarczy pobrać, a następnie wysłać drogą elektroniczną. Potrzebny jest tylko dostęp do odpowiedniego źródła dokumentów online, co umożliwi wypełnienie ich i wysłanie bez potrzeby drukowania. W zależności od struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa pod pojęciem dokumenty firmy online kryją się także formularze typowa dla danej firmy. Mogą to być usystematyzowane umowy lub aneksy, a także dokumenty usprawniające proces przyznawania uprawnień. 

Kiedy przydadzą się dokumenty online?

Pobieranie dokumentów z zewnętrznych serwerów czy odpowiednio przygotowanych stron usprawni pracę w firmie. Przyspieszy procedury zawsze, kiedy będzie potrzebny kontakt z odpowiednim urzędem czy instytucją. Takie rozwiązania mogą być potrzebne głównie w sprawach kadrowych. Odpowiednie formularze pozwolą na przygotowanie umowy o pracę, dzieło czy innej. Szybko i sprawnie można wygenerować skierowanie na badanie okresowe. Można także złożyć wniosek zgłoszeniowy do ZUS, a po zakończeniu współpracy wygenerować świadectwo pracy. 

Dostęp do dokumentów firmy online jest potrzebny także przy pobieraniu wniosków o dofinansowania czy zwolnienia z opłat. Jest to szczególnie istotne w ostatnich miesiącach, kiedy wielu przedsiębiorców korzystało z pomocy państwa. W firmach o bardziej skomplikowanej strukturze wzory dokumentów online ułatwiają formalności przy procesach reklamacji czy zwrotów, a także dawaniu pracownikom upoważnień czy poszerzania zakresu obowiązków. Wówczas takie dokumenty mogą być przechowywane na zewnętrznych serwerach, a dostęp do nich będzie możliwy z dowolnego oddziału na całym świecie. 

Jeśli wybierzemy odpowiedni system lub program, pobranie właściwego dokumentu będzie bezproblemowe. Wystarczy wybrać odpowiednie dokumenty online i wypełnić je zza ekranu komputera. Dzięki temu dokument będzie w wersji elektronicznej, co daje kolejne ogromne możliwości na jego wykorzystanie. Można pobrać go na komputer i wydrukować. Równie dobrym rozwiązaniem będzie przesłanie na skrzynkę mailową czy dołączenie do dokumentacji lub wniosku. Bezwzględnie takie dokumenty firmy online trzeba pobrać na sprzęt firmowy i archiwizować. 

Sprawny dostęp do dokumentów online

Pobieranie formularzy czy dokumentów ze stron instytucji państwowych bywa skomplikowane. Nie wszystkie formularze są dostępne i w efekcie po część z nich musimy udać się do wybranego urzędu. Ponadto niektóre sprawy wymagają złożenia druków w kilku miejscach lub urzędach. Dlatego dokumenty firmy online dostępne z jednego miejsca mogą znacznie usprawnić funkcjonowanie firmy. 

Dla wszystkich osób, które dostrzegają problemy związane z brakiem odpowiednich druków, można polecić ofertę CloudPort. Oferujemy programy usprawniające prowadzenie rozliczeń w firmach. Dzięki temu za ich pośrednictwem możliwy jest dostęp do niezbędnych dokumentów firmy online. Usprawni to pracę podczas prowadzenia najtrudniejszych spraw i poszukiwania konkretnych dokumentów.

Zaletą oferty CloudPort jest też to, że oprogramowanie znajduje się na zewnętrznych serwerach i udostępnia się je w chmurze. Dzięki temu istnieje możliwość korzystania z dokumentów online, a także przechowywania wybranych druków i raportów na serwerze zewnętrznym. Dla nieprzekonanych przygotowaliśmy miesięczną wersję testową oprogramowania. Można wybrać systemy ułatwiające prowadzenie księgowości, sprzedaży czy oprogramowanie ERP.


Zobacz inne artykuły