Kiedy Wielka Brytania należała do Unii Europejskiej wielu polskich przedsiębiorców to właśnie na „Wyspach” szukało kontrahentów, rynku zbytu i klientów. Nie było bowiem problemu z księgowaniem faktur z Anglii. Najważniejsze było tylko, aby właściciel firmy pamiętał, że musi zgłosić się do rejestru VAT-EU. Wtedy bez przeszkód mógł rozliczyć zagraniczną fakturę. Samo zarejestrowanie się jako podatnik VAT-EU do dnia dzisiejszego jest dość prostą procedurą . Można tego dokonać listownie, przez Internet lub osobiście w Urzędzie Skarbowym. Wystarczy wypełnić i złożyć odpowiedni formularz VAT-R, zarówno w momencie zakładania firmy, jak i później. W przypadku przedsiębiorców, którzy prowadzą już działalność należy tylko uaktualnić wpis w CEIDG. Po zgłoszeniu się jako podatnik VAT-EU Urząd Skarbowy nada Europejski Numer Podatkowy. Jest to NIP z prefiksem PL. Trzeba pamiętać, że właśnie w tej postaci później się go używa, bowiem musi się on znaleźć na zagranicznej fakturze. Istotnym jest, że rejestracji przedsiębiorca nie musi dokonywać samodzielnie. Może ustanowić pełnomocnika, wówczas nie można zapomnieć udzielić konkretnej, zaufanej osobie, pełnomocnictwa szczegółowego PPS-1. Opłata od udzielonego pełnomocnictwa wynosi 17 zł. Nie obowiązuje ona jeśli pełnomocnikiem jest mąż, żona, syn, córka, brat, siostra, matka, ojciec, dziadek czy babcia, czyli najbliższa rodzina. Bezpłatne jest także pełnomocnictwo ogólne, udzielone na formularzu PPO-1.
Księgowanie faktur z Anglii, przed Brexitem, odbywało się w prosty sposób, bowiem obowiązywały procedury wewnątrzwspólnotowe. Należało wówczas brać pod uwagę obowiązek podatkowy jaki wynikał z Wewnątrzwspólnotowej Dostawy Towarów oznaczanej jako WDT, a także z Wewnątrzwspólnotowego Nabycia Towarów, czyli w skrócie WNT. Reguluje to ustawa o VAT. Stare zasady handlu i współpracy z Wielką Brytanią obowiązywały również w okresie przejściowym, czyli do końca 2020 r. Szczegółowo określono to w Umowie o wystąpieniu Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej z Unii Europejskiej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej. Obecnie nadal one regulują wszelkie transakcje dokonywane z Irlandią oraz Irlandią Północną. Należy tylko zwrócić uwagę na jej nowy prefix występujący na fakturach, obecnie oznaczany na początku jako XI.
Jak Brexit wpłynął na księgowanie faktur z Anglii? Znacząco. W tym momencie przedsiębiorcę zaczęły obowiązywać inne przepisy. Niezmienna pozostaje procedura rejestracji przedsiębiorcy jako podatnika VAT-EU i jak już wspomnieliśmy, księgowanie faktur z Irlandii. Z tym, że przepisy wewnątrzwspólnotowe dotyczące towarów z Irlandii Północnej pozostają niezmienne, zaś usługi będą musiały być rozliczane i księgowane na nowych zasadach, czyli jako kraj spoza Unii Europejskiej.
Od 1 stycznia 2021 roku faktury otrzymywane od kontrahentów z Wielkiej Brytanii są traktowane jak te, z tak zwanych państw trzecich. Nie ma zatem znaczenia, czy przedsiębiorca otrzyma fakturę z Chin, Tajlandii czy Wielkiej Brytanii. Muszą one zostać zaksięgowane tak samo, czyli jako eksport i import towarów lub usług. Oznacza to, że cena towaru nabytego poza granicami Europejskiej Wspólnoty nie zawiera w sobie podatku VAT. Przedsiębiorca musi więc pamiętać, że jeśli miejscem świadczenia importu towaru jest jeden z krajów Unii, to musi on go opodatkować i w praktyce doliczyć kwotę VAT, czyli 23%. Istotne jest również ujęcie transakcji w pliku JPK. W przypadku sprzedaży towarów kontrahentowi z Wielkiej Brytanii należy uzupełnić rubryki K_22 i P_22, a importu K_25 i P_25 oraz K_26 i P_26.
Chcąc ułatwić sobie księgowanie faktur zarówno z Anglii, jak i innych państw trzecich, wystarczy znaleźć odpowiednie oprogramowanie z oferty Cloudport by Itmation. Każdy przedsiębiorca znajdzie tu odpowiednie dla siebie narzędzie do fakturowania i zarządzania firmą.