Jak zabezpieczyć dane w księgowości?

Wystawianie, rozliczenia, archiwizacja... szeroko pojęta obsługa dokumentacji jest głównym przedmiotem działań księgowego. Prowadzenie spraw płacowych i kadrowych wymaga sporządzenia odpowiedniej dokumentacji, która niejednokrotnie zawiera wrażliwe dane oraz informacje, bez których niemożliwe jest późniejsze sporządzenie zestawień czy sprawozdań. Każdy księgowy, który kiedykolwiek miał do czynienia z utratą danych wie, jak problematyczne jest późniejsze „odkopywanie” czy „odtwarzanie” firmowej dokumentacji. Problematyczna staje się również relacja z klientem – zawiedzionym utratą danych i w wielu przypadkach poszukującym już nowego biura rachunkowego. W jakich sytuacjach najczęściej dochodzi do utraty dokumentacji firmowej?

  • w wypadku zalania albo pożaru biura rachunkowego lub stanowiska księgowego w danej firmie

  • w wypadku włamania i kradzieży dokumentacji lub sprzętu komputerowego

  • w wypadku poważnych awarii mechanicznych sprzętu komputerowego

  • w wypadku zainfekowania komputerów wirusem

Czy wiesz, że istnieją rozwiązania technologiczne pozwalające uniknąć utraty danych we wszystkich tych wypadkach? Technologia chmurowa pozwala na zapis całej dokumentacji księgowej na zewnętrznym serwerze!

Zobacz: Subiekt w chmurze

Przeczytaj: Aplikacje w chmurze. Jak to działa?

Backup danych w chmurze

W ostatnim czasie coraz częściej słyszymy o tak zwanej technologii chmurowej. Co kryje się pod tym terminem i jakie korzyści dla księgowego może przynieść korzystanie z tej technologii? Technologia chmurowa polega w największym uproszczeniu na przechowywaniu danych na serwerze zewnętrznym – konkretniej na danej części dysku serwera, która zostaje nam udostępniona poprzez firmę hostingową. Dostęp do tego dysku mamy wyłącznie my i osoby, którym zostanie on udzielony. Nie ma więc ryzyka, że nasza dokumentacja trafi w niepowołane ręce. Dlaczego warto rozważyć przeniesienie baz danych oraz innych plików firmowych do tak zwanej chmury?

  • masz dostęp do bazy danych niezależnie od miejsca, w którym się znajdujesz – wystarczy dostęp do internetu

  • w wypadku uszkodzenia sprzętu dane są dalej bezpieczne

  • serwery chmurowe są o wiele lepiej zabezpieczone niż komputery biurowe – ryzyko włamania i kradzieży jest praktycznie zerowe

Ze swojej strony dodamy jeszcze, że jeśli prowadzisz biuro rachunkowe i obsługujesz klientów zewnętrznych – warto poinformować ich o tym, że zaczęłaś korzystać z rozwiązań chmurowych. Z pewnością docenią walory tego rozwiązania, a przede wszystkim to jak bezpieczne są ich dane.

Przeczytaj również: Dlaczego warto przenieść aplikacje biura rachunkowego do chmury?

Backup danych – programy

Wraz z rozwojem technologii chmurowej, rozwija się również rynek oprogramowania korzystający z tego rozwiązania. Wśród programów wartych polecenia możemy wymienić na przykład Subiekt GT lub teneum. Zalety tego drugiego z pewnością docenią księgowi prowadzący sprawy firmowe dla kilku klientów jednocześnie – obok prostoty obsługi to właśnie wielofirmowość jest największą zaletą tego programu. Jak działają programy pozwalające na backup bazy danych? SQL to strukturalny oraz deklaratywny język zapytań służący do tworzenia i modyfikowania baz danych, który został wymyślony w 1974 roku. Większość aktualnie wykorzystywanych programów używa tego języka. Korzystanie ze wspólnego języka sprawia, że bazy danych przechowywane na danym serwerze mogą być odczytywane przez różne programy. Ty natomiast nie musisz znać języka SQL – wystarczy, że wybierzesz program z najbardziej intuicyjnym interfejsem i możesz cieszyć się wygodą korzystania!