Każde przedsiębiorstwo dysponuje określonym majątkiem, zasobem środków materialnych, jakie są wykorzystywane w trakcie działalności danej firmy. Ażeby wszelkie te zasoby były określone, zawsze znane, potrzebna jest dokumentacja, która wskazywałaby co się znajduje w firmie, gdzie, i jaką ma wartość. Ewidencja środków trwałych właśnie temu służy, pozwala na zapoznanie się z majątkiem przedsiębiorstwa. Dokumentacja środków trwałych jest więc takim rejestrem, który powinien prowadzić każdy przedsiębiorca. Doprecyzujmy to jeszcze. Ewidencja środków trwałych zawiera w sobie wszystkie rzeczowe składniki majątku, które to składniki są powiązane bliżej lub dalej z określoną działalnością. Księga środków trwałych powinno być prowadzona przez przedsiębiorcę, ponieważ jest on do tego zobowiązany. Taki obowiązek określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 roku. Paragraf 5 rozporządzenie mówi, że czy to osoba fizyczna, przedsiębiorstwo w spadku, spółka cywilna osób fizycznych, czy to spółka jawna, partnerska – wszyscy wymienieni muszą wykazać, iż prowadzona jest dokumentacja środków trwałych. Tak więc, książki środków trwałych wymagana jest po prostu prawnie. Bardzo często początkujący przedsiębiorcy pytają, jak przebiega ewidencja środków trwałych, wzór wypełnienia widzieliby z chęcią przed oczami, by móc się nim pokierować. Jeżeli jakiś uniwersalny wykaz środków trwał wzór miałby pokazać, musiałby na pewno wskazać na budowle, budynki, a także konkretne lokale, które stanowią odrębną własność, wszelkiego rodzaju maszyny oraz urządzenia mechaniczne, środki transportu i inne przedmioty. Skoro już wiemy, czym jest ewidencja środków trwałych (jak wypełnić dokument z ewidencją, podpowiemy już za chwilę), powiedzmy, w jakiej formie może być prowadzona ewidencja środków trwałych, przykład podajmy dokumentu, o którym można byłoby powiedzieć, że to swoista książka środków trwałych. Do takiego miana mogą więc pretendować zarówno książeczka kupiona w akcydensowej księgarni, która ręcznie się wypalenia, jak i wydrukowane karty z tabelkami uzupełnionymi, pojedyncze kartki z tabelą narysowaną i wypełnioną ręcznie. Dokumentacja środków trwałych może posiadać też formę odręcznego pisma na kartkach, bez żadnych tabelek. Na wielu stronach, które zajmują się tematem, jakim jest ewidencja środków trwałych, druk aktywny można pobrać i go po prostu wypełnić. Jest to bardzo popularna forma, z której korzysta wielu przedsiębiorców. Jak już wspominaliśmy, istnieje szereg rzeczy, które obejmuje ewidencja środków trwałych, wzór wypełniania zaś dokumentów musi koniecznie wskazywać na następujące dane, jakie powinny tam się pojawić (księga środków trwałych pomoże oczywiście w uporządkowaniu danych): imię i nazwisko, adres i NIP podatnika, rok ewidencji, data nabycia, przyjęcia do używania, dokument potwierdzający nabycie, określenie środka trwałego albo wartości niematerialnej i prawnej, symbol KŚT, wartość początkowa, stawka amortyzacyjna, wartość ulepszenia, wartość początkowa (aktualna), kwoty odpisów amortyzacyjnych za dany rok podatkowy, data likwidacji środka trwałego, przyczyna likwidacji. Jeżeli tak będzie wyglądał wykaz środków trwałych, wzór zostanie powtórzony, porządek dokumentacyjny zostanie zachowany, dzięki czemu przedsiębiorca będzie miał pełny ogląd własnego majątku. Takie druki w formacie PDF lub w Wordzie dostępne są na wybranych stronach internetowych, dzięki nim możliwa jest dokładna ewidencja środków trwałych, druk aktywny także możliwy jest do wypełnienia i przesłania.
Ewidencja środków trwałych - program
Wszystkim tym, którym zależy na tym, by dokumentacja prowadzona była szybko i pewnie, można polecić ( a jest to na pewno najnowocześniejsze rozwiązanie, gwarantujące, że zostanie perfekcyjnie przeprowadzona ewidencja środków trwałych) program do wprowadzania takich środków. Jednym z nich jest na pewno świetny Insert. System Rewizor nexo pozwala na ewidencjonowanie w module „Środki trwałe”. Systemowa ewidencja środków trwałych, program Insert, wspomniany przed chwilą system są tematami obecnymi na forach internetowych, gdzie wielu internautów stwierdza, iż ewidencja środków trwałych przykład powinna mieć w sieci podany jeden a konkretny. Oczywiście taki przykład jest podany dla programu Insert. Można się z niego dowiedzieć, co po kolei należy robić, by program zatwierdzał dodawane środki, jakie odnośniki zaznaczać, by proces wypełniania przebiegał bez problemów. Jeśli więc ktoś chciałby wiedzieć, jak powinna prawidłowo przebiegać ewidencja środków trwałych, jak wypełnić poszczególne miejsca w rubrykach, może się tego dowiedzieć, korzystając z wybranych stron internetowych.
