W tym artykule dowiesz się, jakie elementy musi mieć faktura, czy warto posługiwać się pieczątką oraz jak wystawić prawidłowy dokument za pomocą oprogramowania dla firm. Poznaj nasze porady! Sprawy księgowe wcale nie muszą być skomplikowane.
Czy na fakturze musi być pieczątka?
Pieczątka lata świetności ma już za sobą i ciężko wróżyć jej nagły powrót do łask. Za sprawą wszechobecnej cyfryzacji stempel jest coraz rzadziej spotykany w dokumentacji, a wiele wskazuje na to, że pieczątki znikną z obiegu w niedalekiej przyszłości. Póki co, są spotykane w biurach, urzędach i sklepach. Pieczątka na fakturze to stały element sprzedaży. Czy jednak odbicie pieczątki to obowiązek wystawców faktur?
Podobnie jak podpis, brak pieczątki nie jest żadnym błędem. Pieczątka na fakturze to często stosowana przez przedsiębiorców praktyka, która z punktu widzenia prawa nie jest obowiązkiem. Warto jednak dodać, że firmowa pieczęć to znak identyfikacyjny, który nadaje dokumentom znamion profesjonalizmu. Faktura opatrzona pieczątką i podpisem wygląda zupełnie inaczej, niż wersja dokumentu bez tych elementów, choć trzeba przyznać, że wysyłka faktur maile to znaczne ułatwienie i usprawnienie pracy. Nie trzeba ich drukować i skanować, co pozwala oszczędzić czas. Warto jednak mieć na względzie, że podpis to warunek rozpatrywania sprawy na drodze sądowej. Bez niego dokument traci swoją moc.
Co powinna zawierać pieczątka?
Przepisy dokładnie określają, co powinien zawierać stempel. Pieczątka na fakturze to wyróżnik i element opcjonalny, który pozwala na szybkie sprawdzenie danych jednostki wystawiającej dokument. W świetle prawa pieczątka musi zawierać takie dane jak nazwa firmy, numer NIP i adres siedziby. Jeśli posiadasz Spółkę z o.o. Twoja pieczęć powinna zawierać także kapitał zakładowy, numer KRS i sąd rejonowy. Stempel może zawierać także pełną nazwę firmy, choć zazwyczaj stosuje się nazwę skróconą. Art. 20 o prawie przedsiębiorców podkreśla wagę numeru NIP, który musi być podany we wszelkiej dokumentacji.
Co ważne, w pieczątce na fakturze i innych pismach firmowych nie trzeba stosować numeru REGON. Zapis o obowiązku umieszczania regonu na pieczątce został zmieniony po nowelizacji. Można natomiast zawrzeć takie informacje jak numer telefonu, adres mailowy i adres strony internetowej.
Jak wygląda prawidłowa faktura - poznaj wymagane elementy
Aby poświadczenie sprzedaży lub usług było honorowane, musi spełniać odgórnie określone założenia. To, co musi zawierać faktura, jest szczegółowo ujęte w prawie. Każda faktura musi posiadać datę wystawienia, dane dotyczące stron zawierających transakcje, kolejny numer faktury, datę dostawy, ewentualne rabaty, miarę oraz ilość towarów lub charakter usług i ceny łącznie z określeniem wysokości podatku, oraz wartość wyrażoną ogółem.
Jeśli rozważasz, czy na fakturze musi być pieczątka, z całą pewnością nie ma takiego nakazu, choć może ona pojawić się na dokumencie, podobnie jak podpis. Nie ulega jednak wątpliwości, że brak jakiegokolwiek wyżej wymienionego elementu podważa wartość faktury z punktu widzenia prawa. Dlatego przed wystawieniem poświadczenia handlowego zalecamy zweryfikować całą kompozycję i uzupełnić ją o ewentualne braki.
Jak wystawiać faktury sprawnie?
Obieg dokumentów księgowych warunkuje funkcjonowanie firmy. Dzięki zdobyczom technologii obowiązek prowadzenia księgowości staje się coraz mniej uciążliwy i wymaga coraz mniejszego zaangażowania. W końcu przedsiębiorcy nie mogą narzekać na brak czasu i brak aktywności, tak więc każde ułatwienie jest dla nich na wagę złota. Teraz wystawianie faktur może odbywać się z każdego miejsca na świecie, co nie było do pomyślenia jeszcze kilka lat temu.
Chmura w IT może zdziałać cuda, dając przedsiębiorcom większe oszczędności, wygodę i możliwość pracy z wykorzystaniem dowolnej platformy mobilnej - komputera stacjonarnego, smartfona, tabletu, czy laptopa. Przeniesienie usług handlowych do chmury to ułatwienie, na które decyduje się coraz więcej przedsiębiorców.
