Podstawy

Jak sprawdzić, czy faktura jest prawdziwa?

Jak sprawdzić, czy faktura jest prawdziwa?
Jak sprawdzić, czy faktura jest prawdziwa?

Dowiedz się jak rozpoznać fałszywe faktury, gdzie zgłosić sprawę i jak zapobiec próbie oszustwa. Niezależnie czy chodzi o fałszywą fakturę VAT, fakturę zaliczkową, czy inny typ dokumentów handlowych - warto sprawdzić wszystkie informacje, zanim nie będzie na to za późno.

Fałszywa faktura - jak ją rozpoznać?

Pierwszą rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę podczas weryfikacji faktury, jest sprawdzenie adresu mailowego. Każdy z operatorów podaje w korespondencji właściwy adres, który powinien wyglądać autentycznie. Dziwne literówki i trudne do odczytania ciągi znaków powinny budzić czujność. Podejrzenie oszustwa powinno wywołać także załączanie faktur w formie plików ZIP i EXE. Tajemnicze pliki i linki powinny zwrócić Twoją uwagę, ponieważ przyjęło się, że faktury wysyła się w formacie PDF. Fałszywa faktura zazwyczaj jest łatwa do zweryfikowania dla osób obcujących z dokumentami księgowymi.

Jeśli więc forma e-faktury jest co najmniej zastanawiająca, koniecznie zadzwoń na infolinię, gdzie zasięgniesz informacji u źródła. Fałszywa faktura VAT to często groźne dla systemu wirusy lub próba wyłudzenia pieniędzy przez przelanie kwoty na konto oszustów. Autentyczną fakturę od tej sfałszowanej odróżnia podpis elektroniczny, który jest niezbędny do przeprowadzenia transakcji. Powinna ona posiadać certyfikat ID, który pozwala bez trudu określić nadawcę wiadomości i sprawdzić, czy nie podszywa się pod niego cyber przestępca. Próby wyłudzenia pieniędzy w ten sposób określa się jako phishing.

Fałszywa faktura VAT - jak ją zweryfikować?

Jeśli chcesz sprawdzić, czy faktura zawiera podpis elektroniczny, zwróć uwagę, czy w wiadomości zawarty został symbol pieczęci lub jego odpowiednik, czyli załącznik o nazwie “smime.p7s”. Wszystkie osoby fizyczne i przedsiębiorcy powinni także użyć programu do weryfikacji podpisów elektronicznych, takich jak np. WebNotarius. Pozwala on w krótkim czasie przekonać się, czy dokument jest wiarygodny i czy nadesłaną fakturę można opłacić.

Fałszywa faktura natychmiast zostanie zauważona. Obsługa oprogramowania jest niezwykle intuicyjna. Wystarczy tylko otworzyć program, przejść do  zakładki „narzędzia” i wybrać opcję „weryfikuj dokument”. Cały proces potrwa jedynie kilka chwil i składa się z kilku kroków. Warto go powtarzać przy każdej nadarzającej się okazji, ponieważ sprawdzanie przychodzących faktur zapobiega oszustwu. Tylko ostrożność w tym aspekcie pomoże zachować spokój i zapobiec utracie środków z konta. 

W celu sprawdzenia faktury zwróć uwagę na jej aspekt wizualny. Dokumenty powinny mieć zwartą i czytelną treść. Programy księgowe to systemy dla firm, które generują faktury o określonej strukturze. Jeśli kompozycja pokwitowania budzi zastrzeżenia, wstrzymaj się z płatnością.

Fałszywa faktura - gdzie zgłosić się z problemem?

Jeśli napotkasz na fałszywą fakturę VAT lub, co gorsza opłacisz należność oszustom, pozostaje tylko zgłoszenie problemu. Zatem, co zrobić z fałszywą fakturą? Gdzie zgłosić przestępstwo? Czy można liczyć na pomoc organów ścigania? Na początku warto przedstawić sprawę firmie, która figuruje na fałszywej fakturze. Zazwyczaj podejmie ona kroki w tej sprawie. Oszustwa są skazą na wizerunku marki, dzięki czemu każde przedsiębiorstwo będzie chciało wyjaśnić problem i odkryć źródło powstawania sfałszowanych dokumentów.

Każdy obywatel, który miał styczność z próbą oszustwa, powinien skontaktować się z Urzędem Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Dokument i opis zdarzenia można także wysłać do Rządowego Zespołu Reagowania na Incydenty Komputerowe, którego patronem jest Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji. Wiele osób dostaje podejrzane maile i je ignoruje. Pamiętajmy, że im więcej zgłoszeń dostaną jednostki zajmujące się tymi zagadnieniami, tym mniej podobnych problemów będzie w przyszłości. Wiemy, że lepiej zapobiegać niż walczyć ze skutkami oszustwami.


Zobacz inne artykuły