Wiele osób zastanawia się, czy na fakturze musi być podpis. Niektórzy twierdzą, że sygnowane potwierdzenie zakupu lub skorzystania z usługi to jedyny słuszny wariant, jeśli chcemy, aby dokument był honorowany i rozliczony księgowo. Czy jednak mają rację? Podpis na fakturze stanowi bardzo ważny element, który mówi o zawarciu umowy. Jego brak może kojarzyć się z oszustwem i próbą wyłudzenia pieniędzy. Zobacz, jak sytuacja wygląda w świetle obowiązującego prawa.
Faktura bez podpisu - jak ją rozpatrywać?
Jeśli martwisz się i zastanawiasz czy faktura musi być podpisana, mamy dobre wieści. Otóż nie ma prawnego obowiązku podpisywania faktur, podobnie jak na dokumencie nie musi widnieć firmowa pieczątka. Faktura bez podpisu jest dokumentem prawidłowo wystawionym, odkąd Polska przystąpiła do Unii Europejskiej w 2004 roku. Jak to zwykle bywa, od zasady są także pewne wyjątki. Dokument musi zawierać podpis, tylko jeśli mówimy o fakturze korygującej lub fakturze RR wystawianej przez podatników, chętnych zakupić płody rolne od rolnika zryczałtowanego. Trzeba przyznać, że rolnicy stanowią bardzo wąską grupę społeczeństwa, a faktury korygujące nie są wystawiane tak często, jak faktury zwykłe.
Jakie elementy powinna zawierać faktura bez podpisu wystawcy?
Wiemy już, że faktura bez podpisu wystawcy jest honorowana i śmiało można z niej korzystać podczas prowadzenia księgowości. Pozostaje jeszcze pytanie, co powinna obowiązkowo zawierać faktura? Wszystkie ustalenia w tym względzie reguluje artykuł 106e ustawy o VAT. Aby dokument mógł zostać uwzględniony, musi zawierać takie elementy jak:
- prawidłowa data wystawienia,
- nadany numer, który identyfikuje fakturę,
- dane nabywców towarów,
- termin dokończenia dostawy,
- stawka podatku,
- kwota do opłacenia jako wartość sprzedaży netto.
Warto zwrócić uwagę na zawartość swojej faktury, niezależnie, czy jesteś nabywcą, czy wystawiającym. Dbałość o szczegóły jest ważna, ponieważ brak jakiegokolwiek elementu przekreśla wartość prawną poświadczenia sprzedaży. Podpis na fakturze nie jest konieczny, ale dane dotyczące transakcji już tak. Na szczęście przedsiębiorcy nie muszą martwić się o kształt dokumentu, ponieważ programy do sprzedaży, takie jak Subiekt Nexo,
Sap Business One, czy Subiekt GT mają gotowe wzory, dzięki którym wystawianie faktur zostało zautomatyzowane. Dzięki nowoczesnej technologii firmę można dziś prowadzić w środowisku chmurowym, co jeszcze bardziej ułatwi prowadzenie księgowości. Chmura w biznesie to oszczędność, wygoda i elastyczność, której nie sposób osiągnąć, korzystając z fizycznego serwera. Polecamy zgłębić tajniki tego rozwiązania.
Faktura mailem bez podpisu - jak ją wysłać?
Jeśli faktura bez podpisu jest prawnie respektowana, nie ma konieczności, aby drukować dokument i skanować oryginalną wersję, by wysłać ją do klienta. Warto zaoszczędzić sobie czas i wykorzystać go efektywniej. Po wygenerowaniu faktury możesz łatwo wysłać ją do klienta za pomocą kilku kliknięć. Wysłanie faktury mailem bez podpisu to duże ułatwienie. Dzięki funkcjonalności programów księgowych, w większości platform możesz prowadzić korespondencję bezpośrednio w programie. Dla osób zmagających się z wieloma obowiązkami większy komfort pracy będzie na wagę złota. Wysłanie faktury mailem bez podpisu to standard przy prowadzeniu nowoczesnej działalności.
Podpis na fakturze - stosować, czy nie?
Wiele osób zastanawia się nie tylko nad tym, czy faktura musi być podpisana, ale czy stosować podpis pod dokumentem. Ustaliliśmy już, że podpis na fakturze to pozostałości po dawnych regulacjach prawnych. Mimo wszystko wiele osób trzyma się tej praktyki, dzięki czemu mogą zadbać o właściwy porządek dokumentów. Poza tym podpis na fakturze jest dowodem dla sądu, który na sprawie zwraca uwagę na ten element. Jeden podpis może zaważyć na decyzji sędziego, który może orzec o wydaniu nakazu zapłaty. Poza tym sygnatura nadaje dokumentom autentyczności.
