Podczas prowadzenia dokumentacji księgowej liczą się nawet najmniejsze szczegóły. Wyrażenie kwoty słownie na fakturze to dla wielu osób stały element dokumentu księgowego. Pozostaje pytanie, czy jest ona koniecznością, czy jedynie elementem dodatkowym? Wiele osób zastanawia się, czy konieczne jest umieszczania kwoty słownie. Jak pisać ją w sposób prawidłowy i do czego jest ona potrzebna.  Dowiedz się, jak poprawnie wystawić fakturę!

Czy na fakturze musi być kwota słownie?

Przepisy dokładnie regulują kwestie zawartości treści faktury. O tym, czy na fakturze musi być kwota słownie, decydują zapisy w ustawie o podatku od towarów i usług. W myśl przepisów prawa kwota słownie na fakturze nie jest elementem wymaganym do prawidłowego rozpatrywania dokumentu i księgowania. Innymi słowy, brak kwoty zapisanej wyrazami nie wpływa na jej poprawność. Nie jest także powodem do pozbawienia przedsiębiorców prawa do odliczenia VAT. Trzeba dodać, że w przepisach nie ma także zapisu o tym, że zapis słowny jest zabroniony, więc sprzedawcy mają w tej kwestii pełną dowolność. Trzeba przyznać, że zapisywanie kwoty słownie na fakturze to dodatkowe zabezpieczenie, dzięki któremu dokument jest bardziej czytelny i trudniejszy do sfałszowania.

Co powinna zawierać faktura?

Wszystkie dokumenty księgowe muszą być generowane na podstawie określonych wytycznych. Wiemy już, że kwota słownie na fakturze nie jest konieczna. W takim razie, jakie elementy muszą się na niej znaleźć obligatoryjnie? 

Na fakturze należy umieścić takie dane jak:

- dokładna data wystawienia,

- kolejny numer faktury,

- dane podatnika,

- numer identyfikacji podatnika,

- data zakończenia dostarczenia towarów,

- nazwa i rodzaj sprzedawanego towaru lub świadczonej usługi,

- miara towarów lub rodzaj usług,

- ceny towarów lub usług,

- kwota opustów lub zniżek,

- wartość podatku liczona od sumy wartości netto,

- kwota należności wyrażona ogólnie.

Brak jakiekolwiek wyżej wymienionego składnika sprawia, że faktura jest nieważna. Elementy obowiązkowe jednoznacznie odpowiadają na pytanie, czy na fakturze musi być kwota słownie. 

Kwota słownie - jak pisać?

Ciężej niż cyfry jest sfałszować kwoty słownie. Jak pisać liczby w sposób prawidłowy, by nie skompromitować siebie i swojej firmy? Jeśli nie wiesz jak napisać kwotę słownie na dokumencie, pomogą w tym odpowiednie generatory, które znajdziesz w internecie. Ich zadaniem jest przekształcenie kwoty liczbowej w słowną, dzięki czemu użytkownik może tylko skopiować wyraz i wkleić go do dokumentu.

Jeśli zdecydujesz się samodzielnie pisać sumy słownie, pamiętaj o znajomości zasad języka polskiego i niuansach jego używania. Jednym z wyjątków jest, chociażby konieczność pisania liczebnika „jeden” przed pojedynczymi wartościami, takimi jak tysiące, miliony i miliardy. Każdy człon liczby należy zapisywać jako osobny wyraz, oddzielając je odstępem. Pamiętajmy, że nie tylko faktura może zawierać w sobie słowną wartość liczbową. Tego typu formy spotkamy także w umowach, czekach i innych dokumentach finansowych. 

Dodajmy, że aktualnie to systemy dla firm pomagają w tworzeniu poprawnych dokumentów księgowych. Subiekt GT pozwala na łatwą zmianę języka kwoty podczas wydruku dokumentu. Aby tego dokonać, wystarczy wejść w zakładkę „wzorce dokumentów”. Dzięki rozwiązaniom chmurowym podobne operacje można dokonać w każdym miejscu na świecie.

Jak zapisać grosze na fakturze?

Wiemy już, że na fakturze nie muszą widnieć kwoty słownie, jak pisać je prawidłowo oraz co powinna zawierać faktura. Pozostaje pytanie, jak zapisać grosze na fakturze. W tym przypadku możliwości są dwie.

Grosze można zapisać:

- po przecinku, czyli np. czterdzieści złotych, dziewięćdziesiąt pięć groszy,

- w formie ułamka, czyli np. czterdzieści złotych, 95/100

Obie formy są poprawne i można je stosować bez problemu we wszystkich dokumentach.