Jak dokonać zmiany na fakturze?

Jeśli jesteś w sytuacji, w której korekta danych na fakturze jest konieczna, nie ma powodów do obaw. Dowiedz się, jak przeprowadzić całkowitą zmianę danych nabywcy na fakturze w sposób prawidłowy i wystawić dokument zgodnie ze sztuką księgową. 

Zmiana danych na fakturze - jak powinna przebiegać?

Zmiana danych nabywcy na fakturze może zostać wprowadzona na dwa sposoby - za pomocą noty korygującej lub faktury korygującej. Oczywiście mamy na myśli sytuację, w której błędnie wypełniona faktura została już wprowadzona do systemu i zapisana. Jeśli tak się nie stało, można śmiało ingerować w jej ostateczny kształt. Korekta danych na fakturze zawsze wiąże się z tworzeniem nowego dokumentu. Dodanej faktury nie może już edytować i zmieniać. Poza wystawiającym również nabywca może skorygować dane na wystawionej fakturze, jeżeli są one błędne.

Komplet dokumentów można wygenerować w programie kadrowo-płacowym, a dobre systemy dla firm pozwalają dokonać zmiany danych na fakturze w kilka chwil. Dzięki zdobyczom technologii można w łatwy sposób przenieść firmę do chmury i prowadzić działania księgowe z dowolnego miejsca, czy urządzenia.  Pamiętajmy, że jeżeli ostateczny rachunek się zgadza i transakcja przebiegła bez komplikacji, korekta danych na fakturze nie wymaga wystawienia faktury „od zera” i wprowadzenie dokumentu ponownie, z prawidłowymi danymi. Należy przy tym pamiętać, że nota korygująca wymaga korekty danych formalnych, które należy nanieść w programie. Zacznijmy jednak od przedstawienia podstawowych pojęć.

Zobacz: Kody CN na fakturze

Czym jest nota korygująca?

Nota korygująca służy do zmiany danych na fakturze, które możemy uznać za proste. Błędy nie mogą wpływać na prawo przedsiębiorcy do odliczenia podatku VAT. Przyjęło się, że nota korygująca służy do poprawy błędów mniej istotnych, czyli takich, które nie mają dużego znaczenia dla kształtu transakcji. 

Notę korygującą wydaje się w przypadku wystąpienia błędów, takich jak:

- niepoprawny numer NIP,

- błędnie zapisane imię lub nazwa firmy,

- źle wypełnione dane adresowe,

- nieprawidłowo zapisane terminy sprzedaży, płatności lub dostawy produktu,

- źle wpisanego numeru rejestracyjnego jeśli transakcja dotyczy zakupu paliwa.

Za pomocą noty korygującej można śmiało nanieść całkowite zmiany danych nabywcy na fakturze. Pamiętajmy jednak, że dokument wymaga potwierdzenia ze strony sprzedawcy. Może ono mieć formę podpisu lub korespondencji mailowej. 

Przeczytaj także: Jak zaksięgować polisę OC w pełnej księgowości?

Czym jest faktura korygująca?

Faktura korygująca jest przeznaczona to poprawy błędów większego kalibru. Wystawia się ją jeśli dokument trafi do obrotu prawnego, czyli otrzyma ją odbiorca. Korekta danych na fakturze może wystąpić w przypadku zwrotu towarów, wystąpienia pomyłki lub udzielenia rabatu. Fakturę korygującą dane formalne wystawić może jedynie sprzedawca towaru lub usługi.

Faktura korygująca wydaje się w przypadku wystąpienia błędów, takich jak:

- źle wypisane miary i ilości towarów i wykonywanych usług,

- błędnie podane ceny produktów lub usług,

- nieprawidłowe stawki podatku,

- źle podane kwoty ogółem.

Zmiana danych na fakturze korygującej powinny zawierać takie elementy jak nazwę, podstawowe dane oraz przyczyny dokonania korekty, do których najczęściej zalicza się zwiększenie lub zmniejszenie danej kwoty. Drobna zmiana danych nabywcy na fakturze korygującej jest prawidłowa, ale nie stanowi konieczności, ponieważ w sferze księgowej do podobnych zmian wystarczy nota korygująca. Pamiętajmy jednak, że faktura korygująca jest konieczna do całkowitej zmiany danych nabywcy na fakturze.

Całkowita zmiana danych nabywcy na fakturze - wzór

Wiele osób zastanawia się, co powinien zawierać dokument księgowy. Niekiedy potrzebna jest całkowita zmiana danych nabywcy na fakturze. Wzór faktury korygującej powinien zawierać takie dane jak:

- wspomniany podpis „faktura korygująca” lub „korekta”,

- dokładną datę wystawienia dokumentu,

- kolejny numer faktury,

- dane zawarte w fakturze,

- datę zawarcia transakcji płatniczej,

- dokładne przyczyny korekty,

- skorygowaną kwotę łącznie z opodatkowaniem,

- treść korygowanych pozycji.

Jeśli chodzi o całkowitą zmianę danych nabywcy na fakturze, wzór dostępny jest w internecie, choć dokument można łatwo wygenerować w niemal każdym programie księgowym. Zalecamy weryfikację danych i dokładne sprawdzenie pozycji przed wystawieniem dokumentu.