Faktura elektroniczna e-faktura
Faktura elektroniczna jest dokumentem sprzedaży potwierdzającym zawarcie transakcji pomiędzy dwiema stronami. Jej wystawienie i przekazanie drugiej stronie transakcji skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego. W formie elektronicznej możemy wystawić wszystkie typy faktur, jak również ich duplikaty, korekty czy proformy.
Zalety przechowywania dokumentów w formie cyfrowej można by długo wymieniać – przede wszystkim stosowanie faktur elektronicznych jest dużo wygodniejszym rozwiązaniem. Mamy tu na myśli wygodę przedsiębiorcy, który nie musi tracić czasu na comiesięczne wizyty w biurze rachunkowym, jak i dla księgowej która, aby sprawdzić archiwalny dokument, nie musi przekopywać się przez setki faktur w segregatorze. Mowa tutaj również o wygodzie zawierania transakcji – elektroniczna faktura jest powszechnie wykorzystywana w e-commerce. Można powiedzieć, że dokument ten zrewolucjonizował model transakcji zawieranych na odległość.
Jeśli korzystamy z oprogramowania kompleksowo wspierającego zarządzanie sprawami firmowymi (na przykład systemu ERP enova365) lub programu księgowego takiego jak R2Płatnik, to jeszcze bardziej docenimy zalety e-faktury. Programy te pozwalają na wygodny przesył i archiwizację elektronicznych dokumentów sprzedażowych, oba działają w oparciu o technologię chmurową, więc dane firmowe spoczywają na zabezpieczonych serwerach zewnętrznych, a pracodawca, klient, pracownik lub księgowy mają do nich stały dostęp z każdego miejsca z dostępem do internetu. Niewątpliwą zaletą programu enova365 jest tak zwany Pulpit Kontrahenta enova365 – uruchamiany w oknie przeglądarki moduł stworzony z myślą o klientach firm korzystających z oprogramowania enova365 i wyświetlający wszystkie elektroniczne dokumenty sprzedażowe w przejrzystym interfejsie, umożliwiający ich pobranie i ewentualną korektę.
Przechowywanie faktur elektronicznych na serwerach chmurowych
Przechowywanie faktur na zewnętrznych serwerach sprawia, że nie musimy obawiać się zdarzeń losowych takich jak pożar czy zalanie biura lub kradzież sprzętu komputerowego. Wszystkie faktury spoczywają zabezpieczonych dyskach, dostęp do niego mają wyłącznie te osoby, którym zostanie on udzielony. Dlatego trzymanie danych w przysłowiowej „chmurze” uważane jest za najbezpieczniejszą formę przechowywania dokumentów sprzedażowych.
Faktura elektroniczna – wymogi
Co powinno znaleźć się na dokumencie sprzedażowym, abyśmy mogli nazywać go e-fakturą? Kryteria, jakie musi spełniać e-faktura nie różnią się znacząco od tych, jakie prawo polskie określa dla faktury tradycyjnej. Musi się więc na niej znaleźć:
-
numer NIP przedsiębiorcy (zawsze) oraz kupującego (jeśli jest to transakcja b2b)
-
dokładny opis sprzedawanego produktu lub usługi
-
kwota należności netto
-
kwota podatku VAT
-
kwota należności brutto
Ważne! Wbrew obiegowej, mylnej opinii, faktury elektronicznej nie trzeba podpisywać – miejsce na podpis nie jest więc potrzebne. Podpisywanie faktur podpisem elektronicznym nie jest wymagane, natomiast wydrukowanie dokumentu, ręczne jego podpisanie, a następnie sfotografowanie lub zeskanowanie sprawi, że nie będziemy już mieli do czynienia z fakturą elektroniczną.
Sprawdź: upoważnienie do wystawiania faktur
Faktura elektroniczna a faktura w formie elektronicznej – różnice
Faktura elektroniczna jest dokumentem sprzedażowym potwierdzającym zawarcie danej transakcji, który został wygenerowany na komputerze i zazwyczaj przy użyciu jednego z programów do wystawiania faktur – na przykład wspomnianego już R2Płatnik lub enova365. Mówiąc o fakturze w formie elektronicznej mamy na myśli tradycyjną fakturę, która została wydrukowana i ponownie zeskanowana lub sfotografowana. Mamy tu więc do czynienia z dokumentem w formie papierowej, przeniesionym do wersji cyfrowej. Dzieje się tak najczęściej w wypadku, w którym wymagane jest złożenie podpisu na fakturze.
