Nowelizacja przepisów dotyczących pojazdów firmowych

Przepisy dotyczące rozliczania faktur za paliwo uległy znaczącej zmianie w roku 2019. Celem przeprowadzonej nowelizacji było uszczelnienie systemu podatkowego – wielu przedsiębiorców wykorzystywało samochody firmowe do prywatnych celów, tak więc nowe zasady rozliczania paliwa mają to zmienić. W myśl nowych przepisów samochody wykorzystywane w ramach działalności gospodarczej zostały podzielone na trzy kategorie i w ramach tego podziału obowiązują inne zasady rozliczania kosztów. Mówiąc o kosztach, mamy tu na myśli wszystkie koszta eksploatacyjne pojazdu – tak więc nie będzie to wyłącznie koszt paliwa, ale również ewentualnych napraw czy wymian.

Zobacz jeszcze: Numer BDO na fakturze

100% odliczenia kosztów na samochód firmowy

Aby mieć możliwość pełnego odliczenia kosztów paliwa, samochód może być wykorzystywany wyłącznie na cele realizowanie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Oznacza to, że pojazdem tym nie można pojechać na zakupy czy weekend z rodziną – warto mieć to na uwadze przed zgłoszeniem pojazdu jako samochód firmowy. Pojazd firmowy należy zgłosić w urzędzie skarbowym poprzez wpis na druku VAT-26. Po zgłoszeniu należy prowadzić ewidencję przejechanych kilometrów – w postaci tak zwanej kilometrówki. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest również zredagowanie regulaminu określającego zasady korzystania z pojazdu. Ze względu na ograniczenia w możliwości korzystania z samochodów firmowych ta forma rozliczenia dedykowana jest raczej firmom transportowym, budowlanym lub posiadającym samochody dostawcze. Jeśli zdecydujesz się na zgłoszenie pojazdu firmowego, to Twoja faktura za paliwo zostanie rozliczona w następujący sposób:

  • 100% kwoty netto z faktury zaliczamy do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej

  • cały podatek VAT odliczamy w deklaracji VAT

Samochód będący kosztem stałym – możliwość wykorzystywania do prywatnych celów i 75% odliczenia kosztów

Rozwiązanie, które docenią przedsiębiorcy wykorzystujący samochód zarówno na prywatny, jak i firmowy użytek. Wpisanie pojazdu w tak zwane koszta stałe pozwala nieco mniej korzystną, niż w przypadku samochodu firmowego, jednak wciąż korzystną (w porównaniu z samochodem prywatnym) formę rozliczenia kosztów eksploatacyjnych. Warto też nadmienić, że rozwiązanie nie wymaga prowadzenia kilometrówki ani redagowania regulaminu. Jeśli zdecydujesz się na wpisanie samochodu jako koszt stały, to Twoja faktura za paliwo zostanie rozliczona w następujący sposób:

  • 50% wartości podatku VAT odliczamy w deklaracji VAT

  • Pozostałe 50 % wartości podatku VAT dodajemy do kwoty netto z faktury – 75% od uzyskanej w ten sposób kwoty zaliczamy do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej

Sprawdź: Czym jest faktura RR?

20% dla samochodu osobowego wykorzystywanego w ramach działalności firmy

Jeśli swój prywatny samochód wykorzystujesz także w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, to wciąż kupując paliwo na fakturę część z opłaconej kwoty, możesz wpisać w koszta. Warto w tym miejscu wspomnieć, że samochodu tego nie musisz rejestrować w urzędzie skarbowym ani wpisywać w koszta stałe – może być to więc zarówno Twój samochód, jak i samochód wypożyczony (również od osoby trzeciej). W takiej sytuacji:

  • 50% wartości podatku VAT odliczamy w deklaracji VAT

  • Pozostałe 50 % wartości podatku VAT dodajemy do kwoty netto z faktury – 20% od uzyskanej w ten sposób kwoty zaliczamy do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej

nr rejestracyjny na fakturze – czy jest wymagany?

Nie, w myśl obecnie panujących przepisów numer rejestracyjny na fakturze nie jest wymagany. W tym miejscu warto nadmienić, że przepisy prawa podatkowego ulegają częstym zmianom. Wybór oprogramowania firmowego na bieżąco dostosowującego sposób rozliczenia danego kosztu do aktualnie panujących przepisów pozwoli Ci na sprawne i wygodne zarządzanie sprawami firmowymi. Jednym z takich programów jest enova365 – niezwykle intuicyjny system ERP, działający w oparciu o technologię chmurową i wspierany przez CloudPort.