Kupując oprogramowanie dla firmy, jeszcze kilka lat temu nie mieliśmy dużego wyboru - należało zapłacić za jednego pracownika koszt licencji, programów, sprzętu. Każdemu oddzielnie zainstalować oprogramowanie i przeszkolić z jego korzystania, a o zdalnym dostępie nie było mowy. Rozwój technologii przyniósł jednak nowe, innowacyjne i wygodne rozwiązania i alternatywy. Co się bardziej opłaca - zakup czy wynajem oprogramowania firmowego?

 

Koszty oprogramowania klasycznego

Jednym z kluczowych aspektów, który zachęca bądź zniechęca nas do jakiegokolwiek zakupu, jest cena. Niektórych kwestii finansowych po prostu nie da się przeskoczyć. Warto jednak patrzeć długofalowo i długoterminowo, a nie rzucać się bez zastanowienia na rozwiązanie, które wydaje się tańsze. Przeanalizujmy koszty oprogramowania w klasycznym wymiarze oraz w chmurze na przykładzie systemu sprzedażowego Subiekt GT. W modelu klasycznym będzie trzeba zainwestować na początek dosyć duże pieniądze - na 6 pracowników będzie to koszt ok. 10.000 zł. Ten wydatek obejmuje m.in. zakup licencji, aktualizacji, serwera oraz jego systemu operacyjnego, sprzętu uzupełniającego, oprogramowania VPN (pozwalającego na korzystanie z systemu spoza siedziby firmy) oraz sprzętu sieciowego, np. routera. Do tego dojdą koszty trudniej wyliczalne związane z wdrożeniem i przeszkoleniem pracowników, instalowaniem, ciągłym aktualizowaniem oprogramowania, dbaniem o serwer, naprawianiem usterek itp. W dłuższym rozrachunku początkowy koszt niewątpliwie wzrośnie, a co gorsza nie można przewidzieć o jaką sumę - nie wiadomo kiedy i z jakiego powodu sprzęt może ulec awarii i ile będzie kosztować jego naprawa. Niektórzy zapłacą 10.000 zł i będą korzystać bez problemu z oprogramowania przez kilka lat, inni już po 1 - 2 latach będą zmuszeni ponieść dodatkowe koszty.

 

Koszty oprogramowania w chmurze

Teraz przyjrzyjmy się, jak wygląda i ile kosztuje korzystanie z Subiekta w chmurze. Przede wszystkim opłata będzie miesięczna, stała, abonamentowa, więc jest to od razu lepsze rozwiązanie dla mniejszych firm, których nie stać na początkowy wydatek rzędu kilku - kilkunastu tysięcy zł. Posługując się ofertą ITMation, abonament obejmuje koszty: dostępu do usługi, opłacenia licencji i wirtualnego serwera - w sumie wynosi on 600 zł (tylko!). Nie chodzi jedynie o oszczędności na początku zakupu, ale każdy przedsiębiorca czy księgowy wie, że im regularniejsze, stałe opłaty, które można np. na bieżąco wrzucać w koszty, tym korzystniej finansowo firma na tym wyjdzie. W modelu chmurowym awarie, usterki, czy aktualizowanie oprogramowania w ogóle nie leży po stronie klienta, lecz dostawcy usługi, za co nie ma żadnych dodatkowych opłat. Sztab specjalistów ze strony dostawcy odpowiada za wszelkie prace modernizacyjne i administracyjne związane z użytkowaniem wirtualnego serwera w czasie przewidzianym w umowie, który zazwyczaj jest bardzo krótki. Rozwiązania technologiczne u wyspecjalizowanych dostawców usług chmurowych są na tyle zaawansowane, że rzadko kiedy możliwa jest kilkugodzinna przerwa w działaniu firmy - jeżeli serwer uległby awarii, wówczas klient pobiera dane z serwera zapasowego. Chmura zapewnia również zdalny dostęp do systemu z każdego miejsca i urządzenia - wystarczy mieć dostęp do Internetu. W razie rozwoju firmy i zatrudniania nowych pracowników, poszerzenie serwera w chmurze nie będzie dla firmy tak skomplikowane, jak w przypadku posiadania własnego, fizycznego serwera. 

 

Optymalizacja kosztów w firmie

Aby zakup klasycznego oprogramowania Subiekt za ok. 10.000 zł zaczął się opłacać, według powyższych danych musiałoby minąć ok. 3 lata. Wówczas abonament zacząłby przekraczać tę kwotę. W praktyce jednak nie jest możliwe, aby przez tak długi czas nie było potrzeby dodatkowego inwestowania w klasyczne oprogramowanie lub serwer - sprzęt ze średniej półki cenowej będzie wymagał wymiany po ok. 3 latach, toteż w praktyce są małe szanse, aby model abonamentowy był mniej opłacalny. Oczywiście wiele zależy od specyfiki firmy - duże korporacje z branży IT posiadają własne, rozbudowane serwerownie, jednak mniejszym firmom takie rozwiązanie może przynieść więcej strat niż korzyści.