Raport fiskalny możemy zdefiniować jako wydruk z kasy fiskalnej, na którym znajduje się podsumowanie sprzedaży i kwoty podatku, za dany okres. Oczywiście, zanim podatek ten zostanie odprowadzony, powinien być rozliczony z poniesionymi kosztami prowadzenia działalności gospodarczej.
Definicje, rodzaje raportów fiskalnych oraz zasady ich wystawiania reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 września 2019 roku w sprawie kas rejestrujących, które określa je: „.Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o: 1) dokumencie fiskalnym – rozumie się przez to wystawiany przy użyciu kasy, zawierający w szczególności logo fiskalne i numer unikatowy: a) w przypadku kas on-line – paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną i raport fiskalny, b) w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii – paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną, raport fiskalny dobowy, raport fiskalny okresowy, w tym miesięczny, i raport fiskalny rozliczeniowy;” (§ 2 pktpkt.1).
W zależności od ram czasowych, za jakie raport jest sporządzany, wyróżniamy następujące rodzaje raportów fiskalnych:
Przedsiębiorcy zobowiązani są do tworzenia tylko dwóch z nich, tj. raportu zerującego kasy fiskalnej i raportu miesięcznego kasy fiskalnej. Raport roczny nie jest wymagany przez Urząd Skarbowy. Raport fiskalny rozliczeniowy jest zaś wykonywany w momencie, gdy pamięć kasy jest zapełniona oraz gdy przedsiębiorca definitywnie kończy używanie danej kasy fiskalnej.
Oprócz raportów czasowych Ministerstwo finansów rozróżnia także:
Raport zerujący kasy fiskalnej jest obowiązkowy i należy go sporządzić na koniec dnia pracy, po zamknięciu sprzedaży w danym dniu. Zeruje on wtedy wszystkie transakcje z danej doby, a w kolejnym dniu kasa na nowo zaczyna naliczać sprzedaż. Na wydruku dobowym znajdują się takie dane jak dane podatnika (w tym imię nazwisko, nazwa działalności, adres, NIP), numer wydruku oraz numer raportu, datę sprzedaży, datę wystawienia raportu zerującego kasy fiskalnej, oznaczenie raport fiskalny dobowy, czas sprzedaży, zupełną wartość sprzedaży brutto i wartość podatku, liczbę paragonów wystawionych, liczbę paragonów anulowanych, liczę faktur, oznaczenie przypisanych stawek podatku, liczbę zmian dla bazy towarowej, numer kasy, oznaczenie kasjera, numer unikatowy oraz logo fiskalne.
Fiskalny raport miesięczny powinien zostać wydrukowany pierwszego dnia kolejnego miesiąca sprzedaży, jednak nie później niż pierwszego dnia sprzedaży w kolejnym miesiącu. Co więcej, nie może on nastąpić po 25-tym dniu następnego miesiąca, dla którego jest sporządzany. Nie wolno o nim zapominać, gdyż jest on wymagany przez fiskus, a jego brak może skutkować odpowiednimi sankcjami.
Drukowanie raportów fiskalnych nie jest trudne. Dla osób, które wykonują codzienną sprzedaż towarów lub usług jest to czynność naturalna, wręcz automatyczna. Przedsiębiorcy, którzy zapomną o wydruku raportu muszą jednak wiedzieć jak postąpić. W przypadku, gdy podatnik nie dokonał w danym dniu żadnej sprzedaży, nie ma problemu, bowiem nie musi wtedy sporządzać raportu za ten czas. Jeśli zaś sprzedaż była, należy wydrukować raport w dniu następnych, przed wystawieniem pierwszego paragonu. Wówczas danego dnia podatnik wydrukuje raport dobowy dwa razy, przed sprzedażą i po zakończonej sprzedaży.
Na stronie Cloudport by Itmation można wybrać i zakupić jeden z systemów optymalizujących sprzedaż w firmach. Przedsiębiorcy cenią sobie między innymi Subiekta, ale także oprogramowanie enova365. Po obu można poruszać się intuicyjnie, dzięki czemu przedsiębiorca oszczędza swój cenny czas. Oa też wspierają dział handlowy firm.