Upoważnienie do wystawiania faktur

Upoważnienie do wystawiania faktur

Faktura VAT to dokument, który potwierdza dokonanie transakcji, wykonanie usługi lub przekazanie towarów pomiędzy firmami. Znajdują się na niej wartości przekazywanego dobra, stawka i kwota podatku oraz dane obu kontrahentów. Wśród innych danych nie zawsze umieszcza się imię i nazwisko osoby wystawiającej fakturę. Czy zatem upoważnienie do wystawiania faktur jest potrzebne?

Sprawdź: jak zmienić wygląd faktury w Subiekt GT

Upoważnienie do wystawiania faktur - czy jest konieczne?

Obecnie na fakturach często brak informacji o sobie wystawiającej. Przepis określony przez art. 106e ustawy o VAT informuje jakie elementy muszą bezwzględnie znaleźć się na fakturze VAT. Próżno szukać wśród nich informacji o potrzebie zamieszczania danych osoby wystawiającej faktury. Czy to oznacza, że fakturę może wystawić każdy pracownik? Teoretycznie tak, jednak z punktu widzenia zarządzania firmą może to nieść opłakane skutki. 

Dlatego upoważnienie do wystawiania faktur bez podpisu warto wystawić na jednego lub kilku pracowników. Pozwoli to w rozbudowanych firmach zdjąć nieco obowiązków z głównego podatnika. W wielu przedsiębiorstwach upoważnienie do wystawiania faktur przyznawane jest systemowo. Otrzymuje je każdy pracownik wyższego szczebla, kierownik sklepu czy szef działu. Wiele zależy od struktury firmy, jej wielkości i charakteru działalności.

Upoważnienie do wystawiania faktur może nieść ze sobą także inne korzyści dla organizacji pracy. Łatwiejsze będzie wyeliminowanie nieprawidłowości związanych z przyjmowaniem czy wystawianie dokumentów. Często bywa to problemem głównie w większych przedsiębiorstwach, gdzie brak silnej władzy kierowniczej skłania do nieuczciwości. Zminimalizowane zostaje także ryzyko powstawania pomyłek, a w razie jej wystąpienia łatwiej jest poznać przyczyny i dokonać korekty. 

Udzielenie upoważnienia do wystawiania faktur bez podpisu zapewnia przejrzystość procedury wystawiania faktur. To najlepszy sposób na zapobieganie pomyłkom w numeracjach czy dowolnemu prowadzeniu spraw księgowych przez nieodpowiedzialne osoby.

Sprawdź: duplikacja faktury

Upoważnienie do wystawiania faktur - wzór dokumentu

Jak widzisz upoważnienie do wystawiania faktur, choć w wielu firmach pomijane, może poukładać pewne sprawy organizacyjne w firmie. Ponadto może stać się sposobem na wyróżnienie najbardziej zaufanych pracowników i potraktowane jako przywilej. Część firm takie upoważnienie zawiera w warunkach zawarcia umowy o pracę. Wówczas już samo podpisanie umowy daje pracownikowi takie możliwości. Jest to jednak rozwiązanie stosowane sporadycznie i tylko w firmach o szczególnym profilu działalności jak sklepy czy stacje benzynowe. 

Co ciekawe upoważnienie do wystawiania faktur bez podpisu warto wystawić także w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej. Może się to okazać przydatne w czasie choroby lub innej absencji podatnika. Dlatego można upoważnić współmałżonka, innego członka rodziny lub osobę prowadzącą księgowość. 

Jak stworzyć upoważnienie do wystawiania faktur? Wzór dokumentu można pobrać z sieci lub wygenerować taki dokument w systemach wspierających księgowanie w firmie. Ważne, by znalazły się w nim dokładne informacje o zakresie obowiązków związanych z tym przywilejem. Powinny być też dane pracownika lub osoby upoważnionej oraz informacje o możliwości odwołania tego upoważnienia. Dokument należy umieścić w aktach osobowych pracownika, co zapobiegnie zgubieniu go. 

Jeśli potrzebne Ci jest upoważnienie do wystawiania faktur, wzór znajdziesz między innymi w systemie Rewizor. To uniwersalne oprogramowanie stworzone z myślą o zarządzaniu księgowością w przedsiębiorstwie. Z jego pomocą można także kompleksowo prowadzić sprawy kadrowe. Oprogramowanie to cześć oferty CloudPort, która zarządza jego wersją w chmurze. Jeśli korzystasz z innego oprogramowania i nie jesteś przekonany do chmury, zgłoś się po miesięczną wersję testową. Dzięki niej ocenisz, czy rzeczywiście tak łatwo wygenerować upoważnienie do wystawiania faktur.