Upoważnienie do wystawiania faktur

Faktura VAT to dokument, który potwierdza dokonanie transakcji, wykonanie usługi lub przekazanie towarów pomiędzy firmami. Znajdują się na niej wartości przekazywanego dobra, stawka i kwota podatku oraz dane obu kontrahentów. Wśród innych danych nie zawsze umieszcza się imię i nazwisko osoby wystawiającej fakturę. Czy zatem upoważnienie do wystawiania faktur jest potrzebne?

Upoważnienie do wystawiania faktur - czy jest konieczne?

Obecnie na fakturach często brak informacji o sobie wystawiającej. Przepis określony przez art. 106e ustawy o VAT informuje jakie elementy muszą bezwzględnie znaleźć się na fakturze VAT. Próżno szukać wśród nich informacji o potrzebie zamieszczania danych osoby wystawiającej faktury. Czy to oznacza, że fakturę może wystawić każdy pracownik? Teoretycznie tak, jednak z punktu widzenia zarządzania firmą może to nieść opłakane skutki. 

Dlatego upoważnienie do wystawiania faktur bez podpisu warto wystawić na jednego lub kilku pracowników. Pozwoli to w rozbudowanych firmach zdjąć nieco obowiązków z głównego podatnika. W wielu przedsiębiorstwach upoważnienie do wystawiania faktur przyznawane jest systemowo. Otrzymuje je każdy pracownik wyższego szczebla, kierownik sklepu czy szef działu. Wiele zależy od struktury firmy, jej wielkości i charakteru działalności.

Upoważnienie do wystawiania faktur może nieść ze sobą także inne korzyści dla organizacji pracy. Łatwiejsze będzie wyeliminowanie nieprawidłowości związanych z przyjmowaniem czy wystawianie dokumentów. Często bywa to problemem głównie w większych przedsiębiorstwach, gdzie brak silnej władzy kierowniczej skłania do nieuczciwości. Zminimalizowane zostaje także ryzyko powstawania pomyłek, a w razie jej wystąpienia łatwiej jest poznać przyczyny i dokonać korekty. 

Udzielenie upoważnienia do wystawiania faktur bez podpisu zapewnia przejrzystość procedury wystawiania faktur. To najlepszy sposób na zapobieganie pomyłkom w numeracjach czy dowolnemu prowadzeniu spraw księgowych przez nieodpowiedzialne osoby.

Upoważnienie do wystawiania faktur - wzór dokumentu

Jak widzisz upoważnienie do wystawiania faktur, choć w wielu firmach pomijane, może poukładać pewne sprawy organizacyjne w firmie. Ponadto może stać się sposobem na wyróżnienie najbardziej zaufanych pracowników i potraktowane jako przywilej. Część firm takie upoważnienie zawiera w warunkach zawarcia umowy o pracę. Wówczas już samo podpisanie umowy daje pracownikowi takie możliwości. Jest to jednak rozwiązanie stosowane sporadycznie i tylko w firmach o szczególnym profilu działalności jak sklepy czy stacje benzynowe. 

Co ciekawe upoważnienie do wystawiania faktur bez podpisu warto wystawić także w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej. Może się to okazać przydatne w czasie choroby lub innej absencji podatnika. Dlatego można upoważnić współmałżonka, innego członka rodziny lub osobę prowadzącą księgowość. 

Jak stworzyć upoważnienie do wystawiania faktur? Wzór dokumentu można pobrać z sieci lub wygenerować taki dokument w systemach wspierających księgowanie w firmie. Ważne, by znalazły się w nim dokładne informacje o zakresie obowiązków związanych z tym przywilejem. Powinny być też dane pracownika lub osoby upoważnionej oraz informacje o możliwości odwołania tego upoważnienia. Dokument należy umieścić w aktach osobowych pracownika, co zapobiegnie zgubieniu go. 

Jeśli potrzebne Ci jest upoważnienie do wystawiania faktur, wzór znajdziesz między innymi w systemie Rewizor. To uniwersalne oprogramowanie stworzone z myślą o zarządzaniu księgowością w przedsiębiorstwie. Z jego pomocą można także kompleksowo prowadzić sprawy kadrowe. Oprogramowanie to cześć oferty CloudPort, która zarządza jego wersją w chmurze. Jeśli korzystasz z innego oprogramowania i nie jesteś przekonany do chmury, zgłoś się po miesięczną wersję testową. Dzięki niej ocenisz, czy rzeczywiście tak łatwo wygenerować upoważnienie do wystawiania faktur.