Archiwizacja dokumentów w firmie

Rozliczenia, umowy, faktury. Wszystkie te dokumenty mogą stanowić obiekt podlegający kontroli ze strony Urzędu Skarbowego. W związku z tym ich przechowywanie do wglądu należy do obowiązków każdego przedsiębiorstwa. Jak powinna być prowadzona archiwizacja dokumentów księgowych, ile lat należy przechowywać dokumenty i czy muszą znaleźć się w pudełkach w archiwum? Podpowiadamy.

Archiwizacja dokumentów - zasady

Organy państwowe nakładają liczne obowiązki na przedsiębiorców prowadzących własną działalność. Jedną z nich jest archiwizacja dokumentów. Zasady gromadzenia i przechowywania dokumentów ustalają konkretne ustawy, które także obejmują zagadnienia dotyczące ochrony danych. W związku z tym prawidłowo prowadzona archiwizacja akt osobowych i rozliczeń ma znaczenie z punktu widzenia Urzędu Skarbowego oraz zatrudnionych pracowników.

Ustawodawca nie narzuca odgórnych zasad, jak ma być prowadzona archiwizacja dokumentów księgowych. Ogólnie tylko wskazuje, na czym polega archiwizacja dokumentów i że należy ją przeprowadzać sumiennie. Dokumenty muszą być przechowywane w sposób trwały i mają być czytelne. To na barkach przedsiębiorcy spoczywa znalezienie odpowiedniego rozwiązania. W razie kontroli z urzędu skarbowego właściciel firmy lub osoba upoważniona musi wskazać miejsce przechowywania wszystkich dokumentów. 

Istotne jest, żeby dokumenty przechowywać tak długo, jak wymaga tego archiwizacja dokumentów księgowych. Ile lat trzeba przechowywać dane? Większość dokumentów, takich jak księgi rachunkowe, faktury czy karty obecności należy przechowywać przez pięć lat. Okres ten liczony jest jednak od zakończenia roku, w którym należało zapłacić podatek. W związku z tym archiwizacja dokumentacji często trwa znacznie dłużej. Wśród zobowiązań pracodawcy należy wymienić obowiązek przechowywania dokumentów związanych z zatrudnieniem i wynagrodzeniem pracownika. Z uwagi na to, że mogą być potrzebne do wyliczenia wysokości emerytury, muszą być przechowywane przez pół wieku. 

Archiwizacja dokumentów - jak to robić?

W każdym zakładzie i firmie w inny sposób prowadzona jest archiwizacja dokumentów. Przepisy pozostawiają dużą swobodę i firmy księgowe często mają swoje zasady przechowywania danych. Powszechnie archiwizacja akt osobowych, większości faktur i rozliczeń wykonywana jest w formie papierowej. Dokumenty przechowywane są w archiwach, gdzie trafiają w odpowiednie miejsca według ustalonego klucza. Dzięki temu z łatwością można znaleźć wybrane dokumenty, a po upływie wspomnianego okresu przechowywania, można łatwo je zutylizować.

Wspomniany sposób to tradycyjny, choć w ostatnich latach nieco przestarzały. Wiele dokumentów szczególnie w firmach o skomplikowanej strukturze może powodować bałagan. Papier jest dobrym nośnikiem, ale z punktu widzenia kosztów czy ekologii znacznie lepsza jest elektroniczna archiwizacja dokumentów. Ustawodawca nie zabrania przechowywania niektórych dokumentów w formie cyfrowej, ponieważ ustawa wspomina tylko o trwałym i uporządkowanym sposobie na przechowywanie dokumentów.

Elektroniczna archiwizacja dokumentów - jak to robić w praktyce? Przykładem może być program Subiekt GT, który wykorzystuje się do prowadzenia rozliczeń punktów handlowych. Wszystkie raporty i rozliczenia kasowe można wygenerować w formie elektronicznej. W razie potrzeby możliwy jest wydruk, jednak do archiwum rozliczenie trafia w formie cyfrowej. Podobnie faktury i dokumenty przychodzące najczęściej trafiają na skrzynkę mailową w formie elektronicznej. W razie potrzeby można wykonać skan dokumentów i dołączyć je do archiwum w formie cyfrowej. Taka archiwizacja dokumentacji pozwala na jeszcze szybsze dotarcie do określonych dokumentów. Dane zajmą znacznie mniejsza miejsca, a każde roczne rozliczenie zmieści się bez obaw na przenośnym kieszonkowym dysku.

Jest jeszcze jeden sposób na to, żeby archiwizacja dokumentów księgowych wcale nie zajmowała miejsca na nośnikach. Wystarczy wybrać oprogramowania w chmurze, do którego dostęp uzyskuje się z dowolnego urządzenia podłączonego do sieci. W ofercie CloudPort znajduje się również program Subiekt GT czy inne systemy do prowadzenia rozliczeń. Także w chmurze może być prowadzona cała archiwizacja dokumentów. Cennik i dodatkowe informacje znajdują się na stronie cloudport.pl, a na uwagę zasługuje miesięczny okres testowy na takie oprogramowanie. Nie czekaj i już dziś przenieś się do chmury.