Taka sytuacja sprawia, że realizowanie codziennych zadań staje się nieraz trudnym przedsięwzięciem. Można temu jednak zaradzić, korzystając z opcji Subiekta GT – czyszczenia bazy.
Kiedy wyczyścić bazę danych z firmowego urządzenia?
Mogłoby się wydawać, że czyszczenie bazy danych to kosmetyczne działanie w firmie. Jednak tylko wtedy, gdy wiadomo, co usunąć, co zostawić i na jakim urządzeniu w przedsiębiorstwie dokonać takiej operacji. Najczęściej czyści się bazę danych z plików, gdy ma się pewność, że ich termin przydatności minął i nie będą już do niczego potrzebne. Przedawnione pliki i dokumenty to nie jedyne dane, jakich można się pozbyć.
Czyszczenie bazy danych jest ważne wtedy, kiedy przedsiębiorca był założycielem kilku firm, które obecnie już nie funkcjonują. W takiej sytuacji również można pozbyć się plików, które są związane z tymi podmiotami gospodarczymi. Zwłaszcza jeśli nie toczy się żadna sprawa, która ma z nimi jakiś związek.
Sprawdź: Subiekt GT - logo na fakturze
Czyszczenie bazy danych to nie zawsze najlepsze rozwiązanie
Trzeba pamiętać, że czyszczenie bazy wymaga ostrożności i staranności. W celu uniknięcia błędów warto skonsultować się ze specjalistyczną firmą, która dokona czyszczenia bazy w sposób bezpieczny i zgodny z przyjętymi standardami.
Nieraz biznesmen, czy pracownik w firmie, może usunąć pliki firmowe, jeśli tylko sprzedaż dojdzie do skutku lub gdy dany cykl rozliczeniowy dobiegnie końca. Nie jest to dobry pomysł, gdyż konsument zawsze może złożyć reklamację, a wtedy warto sięgnąć do bazy danych i odnaleźć dowód wpłaty, potwierdzający, że faktycznie dana osoba kupiła produkt w tej firmie.
Podobnie rzecz się ma do usuwania dokumentów firmowych z zakończonego cyklu rozliczeniowego. Należy pamiętać, że takie pliki trzeba przechowywać przez co najmniej pięć lat. Mogą się przydać m.in. wtedy, gdy będzie trzeba skontrolować działalność firmy, na przykład pod względem finansowym.
Czy czyszczenie bazy danych w firmie jest skomplikowane?
Chcąc pozbyć się niepotrzebnych plików, korzystając z Subiekta GT czyszczenia bazy danych, trzeba pamiętać o tym, by wybrać odpowiednią opcję z tego programu. W Subiekcie można wyczyścić pliki na wiele sposobów, w zależności od tego, czego one dotyczą. Za każdym razem należy znać właściwą ścieżkę do funkcji, z jakiej trzeba skorzystać, by usunąć konkretny plik.
Przykładowo, żeby wyczyścić bazę danych z wybranego dokumentu za pomocą Subiekta GT, trzeba przejść do menu start, wybrać z niego system InsERT, a następnie kliknąć program serwisowy. Następnie należy wybrać tabelę z podmiotami i wybrać z głównego, górnego menu opcję „usuń”.
Wydaje się to nie takie trudne, jak mogłoby się wydawać, ale w bazie danych jest nieraz całe mnóstwo folderów, katalogów, a w nich plików, których nazwa nie zawsze wskazuje na to, co się w nich znajduje. Z tego też powodu usuwanie danych z bazy bywa nieraz zadaniem czasochłonnym i wymagającym wprawy i rozeznania w tym, czego można się pozbyć, a co należy pominąć.
Przeczytaj także: Subiekt GT - zaokrąglanie cen
Jak wygodniej usuwać pliki z firmowej bazy danych, korzystając z Subiekta GT?
Jeśli chodzi o Subiekt GT czyszczenie bazy danych to opcja, z której można również skorzystać w wirtualnej chmurze, gdy program Subiekt także będzie w niej dostępny. By wprowadzić takie udogodnienie w swoim przedsiębiorstwie, warto zdać się na fachowców, którzy realizują takie wdrożenia. Sprawdź naszą ofertę i dostępne systemy dla firm.
