Podstawy

Jak zaksięgować przedłużenie licencji na program komputerowy?

Sprzęt komputerowy wraz z pełnym oprogramowaniem to podstawa pracy współczesnego przedsiębiorcy. Część programów zakupiona zostaje wraz z laptopem czy komputerem stacjonarnym, część jest dokupywana oddzielnie i stanowi dość spory wydatek. Dlatego też przedsiębiorcy chcą wykazać go w ewidencji kupna i sprzedaży, i odliczyć od podatku. Niestety, często błędnie księgując zarówno zakup licencji, jak i jej przedłużenie.

Księgowanie licencji programu komputerowego - uregulowania prawne

Specjalistyczne oprogramowanie komputerowe jest dużym wydatkiem dla większości przedsiębiorców. Związane jest to nie tylko z ogromną wiedzą i nakładem pracy, potrzebnym do jego napisania, ale także z prawami autorskimi. Co jest bardzo istotne podczas księgowania.

Księgowanie przedłużenia licencji na program komputerowy, a przede wszystkim samego jej zakupu reguluje ustawa o rachunkowości, a dokładnie art.3 ust.1 pkt 14, który brzmi ” wartościach niematerialnych i prawnych - rozumie się przez to, z zastrzeżeniem pkt 17, nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności:

a) autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje,
b) prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych,
c) know-how.

W przypadku wartości niematerialnych i prawnych oddanych do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu, wartości niematerialne i prawne zalicza się do aktywów trwałych jednej ze stron umowy, zgodnie z warunkami określonymi w ust. 4. Do wartości niematerialnych i prawnych zalicza się również nabytą wartość firmy oraz koszty zakończonych prac rozwojowych”.

Zakup i przedłużenie licencji na oprogramowanie wiąże się z prawami autorskimi, jak również kosztami prac rozwojowych. Jeśli więc licencja została zakupiona ściśle na potrzeby prowadzonej działalności, jak również można z niej korzystać już w dniu zakupu, ale będzie wykorzystywana (przedłużana) dłużej niż 12 miesięcy, wówczas przedsiębiorca ma prawo zaliczyć ją do środków niematerialnych i prawnych.

Przeczytaj: Jak zaksięgować listę płac?

Jak zaksięgować przedłużenie licencji na program komputerowy?

Zakup licencji, który zaliczamy do środków niematerialnych i prawnych księgujemy jako -Wn konto 02 „Wartości niematerialne i prawne” -Ma konto 30 lub konto 24, jeśli jednak nie podlegają one definicji zawartej w ustawie należy zapisać je jako -Wn konto 40-2 „Usługi obce” -Ma konto 30 lub konto 24.

Przedsiębiorcy jednak często korzystają z oprogramowania przez lata, co się wiąże z odnawianiem licencji. Zatem należy również wiedzieć jak zaksięgować przedłużenie licencji na program komputerowy. Jeśli sam jej zakup został wcześniej zaksięgowany jako środek niematerialny i prawny, wówczas jej przedłużenie nie zwiększa wartości środka. Dlatego też należy ją zaksięgować albo jako koszty działalności operacyjnej, albo jako kolejny środek niematerialny i prawny.

W przypadku, gdy przedsiębiorca chce zaksięgować przedłużenie licencji na program komputerowy jako koszty działalności operacyjnej, powinien zastosować zapis Wn konto 40-2 „Usługi obce” Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

Szeroka gama wyboru programów komputerowych dla przedsiębiorców znajduje się w ofercie Cloudport by Itmation. Wybierając jeden z nich, właściciele firm nie muszą się już martwić o prawidłowe zaksięgowanie danego środka.

Oprogramowanie środek trwały czy wnip? Kiedy licencja jest WNIP? Subskrypcja licencji a wnip

Zakup oprogramowania w firmie często rodzi pytanie: trwały czy WNIP? Odpowiedź zależy od formy nabycia oraz wartości i czasu użytkowania. Kiedy oprogramowanie spełnia warunki środka trwałego, a kiedy powinno być zaliczone do wartości niematerialnych i prawnych (WNIP)? Kluczowe znaczenie ma tu forma licencji – jeżeli firma nabywa bezterminowe prawo do użytkowania (np. licencja wieczysta), a jej wartość przekracza 10 000 zł i będzie użytkowana powyżej roku, kwalifikuje się jako WNIP. Inaczej sytuacja wygląda, gdy firma korzysta z rozwiązania w modelu abonamentowym – subskrypcja licencji oznacza brak prawa własności, a koszt ujmuje się bezpośrednio w kosztach operacyjnych.

Najważniejsze różnice:

Licencja wieczysta (na czas nieokreślony) → WNIP, jeśli spełnia kryteria wartości i okresu użytkowania
Licencja czasowa (np. roczna) → zazwyczaj koszt bieżący, nie WNIP
Subskrypcja oprogramowania → brak aktywowania w bilansie, koszty ujmowane miesięcznie lub rocznie
Środek trwały to raczej przypadek sprzętu z oprogramowaniem wbudowanym, nie samo oprogramowanie
Kluczowe pytania: trwały czy wnip, kiedy prawo do użytkowania staje się aktywem, a kiedy tylko kosztem