Numer NIP – co to takiego

Numer NIP to inaczej numer identyfikacji podatkowej. Zostaje on nadany przez Naczelnika Urzędu Skarbowego w chwili rejestrowania działalności gospodarczej i składa się zawsze z 10 cyfr. Dlatego przy sprawdzaniu danych na fakturze warto sprawdzić jego długość, ponieważ zdarza się, że osoba wystawiająca fakturę mogła „zgubić” w trakcie wpisywania jedną z cyfr numeru. Jest to o tyle ważne, że obecność poprawnego numeru identyfikacji podatkowej na fakturze, jest wymagana przez prawo polskie.

Zobacz również: jak dokonać zmiany na fakturze

Brak NIP'u na fakturze a odliczenie VAT

Jak już wspomnieliśmy, brak NIP na fakturze sprzedaży sprawia, że dany dokument sprzedażowy nie spełnia wymogów polskiego prawa podatkowego. Czy jednak oznacza to, że dana faktura jest nieważna? Zanim odpowiemy na to pytanie, chcielibyśmy nadmienić, że faktura nie zawierająca części obowiązkowych danych ma dużo większą szansę na przyciągnięcie zainteresowania Urzędu Skarbowego. Jeśli więc nie zależy nam na kontrolach ze strony tego organu, to warto przykładać szczególną wagę do poprawności – zarówno wystawianych, jak i otrzymywanych faktur. Pominięcie numeru NIP na fakturze Urząd Skarbowy będzie rozpatrywał na dwa różne sposoby, w zależności od pozostałych detali błędnie wystawionego dokumentu:

  • Jeżeli na fakturze brakuje wyłącznie numeru NIP lub jeżeli numer ten jest niepoprawny, to przeoczenie to zostanie potraktowane jako tzw. wada techniczna. Wadę tą możemy skorygować poprzez dołączenie noty korygującej (np. odręcznej i przedstawiającej brakujące numery nip). Fakturę tą można także poprawić poprzez korektę, w ramach której zostaną wprowadzone nowe lub zmienione błędne dane.

  • Jeżeli na fakturze znajdują się rażące nieprawidłowości, to nie jest ona dokumentem sprzedażowym. W takim wypadku sprzedawca zobowiązany jest do wystawienia poprawnego, zgodnego z polskim prawem dokumentu.

Zobacz również: jak wystawić fakturę na firmę zagraniczną

Numer NIP na fakturach dokumentujących transakcje międzynarodowe

Poniżej przedstawiamy kilka ważnych informacji, dotyczących zamieszczania numeru identyfikacji podatkowej na międzynarodowych dokumentach sprzedażowych:

  • Europejski numer NIP (NIP EU) jest wymagany do rozliczania większości transakcji międzynarodowych zawieranych na terenie Wspólnoty Europejskiej. Podatnik chcący uzyskać NIP europejski musi złożyć wniosek o nadanie europejskiego numeru identyfikacji podatkowej we właściwym dla miejsca rejestracji podmiotu gospodarczego Urzędzie Skarbowym.

  • Jeżeli zależy Ci na tym, aby sprawdzić europejski numer identyfikacji podatkowej swojego zagranicznego kontrahenta, to skorzystaj z VIES. Jest to europejski system informacyjny, w którym znajdziesz szczegółowe informacje dotyczące rozliczania podatku VAT (VAT Information Exchange System). Wyszukiwarka tego systemu znajduje się na stronie komisji europejskiej pod adresem: http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vatRequest.

  • Brak NIP sprzedawcy na fakturze zagranicznej oznacza, że ten dokument sprzedażowy jest nieważny. W takiej sytuacji skontaktować się z kontrahentem i poprosić o wystawienie poprawnego dokumentu.

  • Brak NIP nabywcy na fakturze zagranicznej jest dopuszczalny, w przypadku gdy nabywcą jest konsument. Jeśli ta osoba nie dokonała zakupu w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, to nie ma konieczności podawania na fakturze numeru identyfikacji podatkowej.

Jakie informacje powinny znaleźć się na fakturze?

Oprócz omawianego numeru NIP, na fakturze powinny się znaleźć takie informacje jak:

  1. numer wystawionego dokumentu

  2. data zawarcia transakcji

  3. dane sprzedawcy i nabywcy (adres z kodem pocztowym oraz imię i nazwisko lub nazwa)

  4. ilość jednostkowa sprzedawanych towarów lub usług

  5. wartość netto sprzedawanych towarów lub usług

  6. wartość podatku VAT

  7. wartość brutto sprzedawanych towarów lub usług

Aby uniknąć błędów przy wystawianiu faktury, najlepiej korzystać z oprogramowania umożliwiającego wystawianie dokumentów sprzedażowych w formie elektronicznej i papierowej. Jednym z takich programów jest na przykład Ramzes Online – program, który współpracuje również z kasami fiskalnymi, co znacznie ułatwia cały proces sprzedażowy.