Czym jest RODO i dlaczego nie należy się go obawiać?

RODO to unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych. Prace nad jego wdrożeniem rozpoczęto już w 2016 roku, a ustawa w swojej ostatecznej wersji została wprowadzona w 2018 roku. Celem nowego prawa jest ujednolicenie podejścia prawnego krajów Unii Europejskiej do kwestii wrażliwych danych osobowych. Pełna nazwa tego unijnego prawa to „ogólne rozporządzenie o ochronie danych” lub „rozporządzenie o ochronie danych osobowych” od tej drugiej nazwy pochodzi znany wszystkim skrót RODO. No właśnie, znany wszystkim, ale z nazwy. O ustawie mieliśmy okazję usłyszeć we wszystkich mediach – niektóre ostrzegały przed jej wprowadzeniem, zwiastowały zapaść systemów przetwarzających dane, co miało być spowodowane ich niemożnością szybkiego dostosowania się do nowych realiów.

Dziś, prawie 4 lata od wprowadzenia RODO wiemy, że proces wdrażania nowych przepisów i przystosowywania się do nich podmiotów gospodarczych przebiegł sprawnie. Pomimo medialnego straszenia w większości przypadków przepisy sprawnie weszły w życie, a liczne szkolenia pomogły względnie szybko opanować bałagan spowodowany nowym ładem w kwestii podejścia do danych osobowych. Rządy państw unijnych okazały się wyrozumiałe dla podmiotów dostosowujących się do nowych przepisów, a zapowiadane wcześniej drakońskie kontrole ominęły większość obawiających się ich osób fizycznych i prawnych. Wydawać by się mogło, że przepisy te ominęły również faktury. Czy zauważyłeś jakąkolwiek różnicę pomiędzy fakturą wystawioną w 2017, a fakturą wystawioną w 2020 roku?

Zobacz także: Jednostka na fakturze

Wystawianie faktury a RODO

Na części faktur wystawionych po wejściu w życie nowych przepisów (w szczególności tych, które zostały wystawione zaraz po uchwaleniu RODO) możemy znaleźć klauzulę taką jak ta:

Zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) informuję, iż:

1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest..........(nazwa Administratora) z siedzibą w…….., (adres Administratora)

2) kontakt z Inspektorem Ochrony Danych – …………(wpisać np. adres e-mail)

3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu………………………………. (wpisać cel przetwarzania danych np. realizacja umowy). Podstawą do przetwarzania tych danych jest …………, (wpisać podstawę prawną RODO i ewentualnie krajową podstawę prawną np. Kodeks pracy)

4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą wyłącznie podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa,

5) Pani/Pana dane osobowe przechowywane będą przez okres …… lat,

6) posiada Pani/Pan prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, przenoszenia danych oraz prawo do cofnięcia zgody.

7) ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego,

8) podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym / warunkiem zawarcia umowy / dobrowolne*) , ich niepodanie może skutkować ………………………………(np. niezawarciem umowy)

* niepotrzebne skreślić

Jeśli dobrnęłaś do końca, to z pewnością zdajesz sobie sprawę z zawiłości powyższej klauzuli. Dołączanie tego typu dokumentów do faktury wpływa negatywnie na czytelność dokumentu sprzedażowego i jest przykładem niezrozumienia przepisów RODO. Informacja na fakturze określająca w jakikolwiek sposób ochronę danych osobowych kontrahenta jest zbędna, co potwierdzają przepisy określające zasady stosowania RODO.

Zasada przejrzystości przepisów RODO nakłada na administratora danych (właściciela firmy lub osoby do tego wyznaczonej) obowiązek informacyjny, który jest faktycznie zgodny z punktami zawartymi w wyżej zamieszczonej klauzuli (są wymienione w art. 13 RODO). Nie istnieją jednak przepisy określające formę przekazania tej informacji (może być to nawet forma ustna).

Sprawdź również: Brak NIP na fakturze

Czy istnieje obowiązek zamieszczania klauzuli RODO na fakturze?

Nie, przedsiębiorca nie ma obowiązku zamieszczania żadnych informacji o ochronie danych osobowych na dokumencie sprzedaży i nie zmieniły tego przepisy RODO. Adnotacja na fakturze taka jak ta lub inne „wzory” dostępne w internecie pokazują, że czasem lepiej samodzielnie zapoznać się z nowym prawem, co pozwala uniknąć późniejszego zamętu. Informacji na temat nowo wdrażanych praw najlepiej szukać na stronach rządowych (.gov) lub w rzetelnych źródłach zamieszczających potwierdzone informacje – jednym z nich jest nasz blog na CloudPort.pl.