Rozliczanie pracodawców z pracownikami może odbywać się na podstawie różnych zasad i ustaleń. Niezależnie od rodzaju umowy, z reguły podstawą wyliczenia wynagrodzenia jest ewidencja czasu pracy. Umowa zlecenie, umowa o pracę, kontrakt, a często także współpraca B2B wymagają ustalenia ilości przepracowanych godzin. Dlatego w profesjonalnej firmie potrzebny jest dobry program do zapisywania godzin pracy. Podpowiadamy, jak go wybrać. 

Ewidencja czasu pracy a lista obecności - jakie są różnice?

Część pracodawców nie orientuje się w różnicach, jakie istnieją pomiędzy ewidencją czasu pracy a listą obecności, używając tych pojęć naprzemiennie. Tymczasem pomiędzy oboma pojęciami widoczne są istotne różnice. Lista obecności podpisywana przez pracownika informuje jedynie o tym, że był on w pracy w wybranym okresie. Tymczasem prowadzenie ewidencji czasu pracy jest bardziej skomplikowane i leży po stronie pracodawcy.

Jak przedstawić różnice pomiędzy ewidencją czasu pracy a listą obecności? Przede wszystkim roczna lub miesięczna ewidencja czasu pracy wskazuje, ile godzin przepracowała każda zatrudniona osoba w danym okresie rozliczeniowym. Ponadto wyszczególnione są między innymi:

  • godziny nadliczbowe,

  • godziny przepracowane w porze nocnej,

  • godziny dyżuru oraz dokładna pora jego rozpoczęcia i zakończenia,

  • zwolnienia od pracy i ich charakter,

  • nieobecności usprawiedliwione i nieusprawiedliwione,

  • czas pracy pracownika młodocianego.

Część z tych informacji znajduje się także na listach obecności, stąd czasem pojawiają się problemy z odróżnieniem ewidencji czasu pracy i listy obecności. W myśl przepisów, prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkiem spoczywającym na każdym pracodawcy. W związku z tym obie listy muszą funkcjonować w przedsiębiorstwie równolegle.

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy?

Prawidłowe i sumienne prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkiem pracodawcy. Ma to ogromne znaczenie nie tylko dla właściwego rozliczenia z pracownikiem, ale wymusza to Kodeks pracy. Co ciekawe, konieczne jest także prowadzenie ewidencji czasu pracy dla samozatrudnionych. Zaniedbania i naruszenia przepisów związanych z naliczaniem godzin podlegają karze grzywny od 1 do 30 tysięcy złotych. Jak prowadzić ewidencję czasu pracy, aby uniknąć uchybień?

Coraz mniej jest zakładów, w których prowadzenie ewidencji czasu pracy powierzane jest osobom odpowiedzialnym za księgowość. Z reguły prowadzą je systemy komputerowe analizujące wejścia i wyjścia pracowników. Szczególnie w większych zakładach montowane są elektroniczne czytniki wejść i wyjść w newralgicznych miejscach, w których pracownicy odbijają karty. Elektroniczna ewidencja czasu pracy wymaga jeszcze podłączenia do dobrego programu, który zbierze dane i przeanalizuje je. 

Program do zapisywania godzin pracy - jak wybrać

Skuteczna elektroniczna ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona przez skuteczny program wspierający księgowość. Będzie on w stanie oszczędzić kilkanaście godzin w miesiącu, a w dużych przedsiębiorstwach jeszcze więcej. Program powinien być przejrzysty i łatwy w obsłudze. Istotna jest także integracja z innymi programami do księgowania. W ofercie CloudPort znajduje się między innymi program R2płatnik, który spełnia wszystkie wymagania i cieszy się popularnością wśród osób prowadzących ewidencję czasu pracy.

Elektroniczna ewidencja czasu pracy w chmurze - zalety

Miesięczna ewidencja czasu pracy w przedsiębiorstwach zabiera kilka godzin pracy w każdym okresie rozliczeniowym. W większych przedsiębiorstwach o skomplikowanej strukturze liczba godzin rośnie i często zatrudniani są pracownicy tylko do prowadzenia ewidencji czasu pracy. Tymczasem umieszczenie programu w chmurze pozwoli zlecić te prace wyspecjalizowanym osobom lub prowadzić je zdalnie. Przyznanie dostępu kilku osobom umożliwia obsługiwanie programu do zapisywania godzin pracy na różnych etapach przez innych specjalistów. 

Jeśli interesuje Cię skuteczne prowadzenie w chmurze ewidencji czasu pracy, program free przez 30 dni możesz zamówić na stronie CloudPort. W tym czasie możesz sprawdzić funkcjonalność programu R2płatnik lub innych systemów z naszej oferty. W każdej chwili możesz zrezygnować z okresu testowego i zakończyć współpracę. Jednak nie dowiesz się, jak funkcjonuje system, jeśli go nie przetestujesz. Zacznij już teraz!